Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни. Что такое матрица эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте Окна эйзенхауэра

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об одном из самых эффективных инструментов управления временем – матрице Эйзенхауэра.

Сегодня вы узнаете:

• Что такое матрица Эйзенхауэра;
• Как можно применять матрицу в повседневной жизни (с примерами);
• Какие приемы помогут сэкономить время.

«Долог день до вечера, коли делать нечего» – гласит народная мудрость. Совсем другие афоризмы рождаются у занятых людей, которые бегут наперегонки со временем: «Как бы к суткам прибавить двадцать пятый час?».

В условиях многозадачности перед каждым деловым человеком рано или поздно встает вопрос о грамотном распределении временных ресурсов. Стартовые условия равны для каждого жителя на планете – час включает в себя шестьдесят минут абсолютно для всех. Но то, насколько эффективно люди организуют свое время, во многом определяет разницу между успешным человеком и вечным неудачником.

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.

Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.

Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.

Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.

Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.

Характеристика квадрантов

Квадрант А: важные и срочные

В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.

Эти дела соответствуют следующим утверждениям:

1. Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.

Пример. В ближайшем будущем вы рассчитываете на повышение. Руководитель просит вас как можно быстрее сдать отчет о проделанной работе. Это важно? Да, так как вы не хотите упустить шанс на карьерный рост. Это срочно? Да, так как сейчас самое время показать свою исполнительность.

1. Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.

Пример. У вас разболелся зуб. Важно? Все, что связано со здоровьем – всегда важно. Срочно? Вы рискуете потерять зуб и на обезболивающих лекарствах долго не протянете.

Квадрант В: важные и несрочные

У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.

Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.

В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.

Для них действует единый критерий:

• Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное.

Пример. Вы программист и должны сдать написанную вами программу до понедельника. Сегодня только четверг, у вас уже все готово, но вы решили отложить сдачу своей работы до пятницы, чтобы все еще раз тщательно проверить.

Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна.

Квадрант С: Неважные и срочные

Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.

В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.

Дела этого квадранта имеют такие характеристики:

1. Быстрое выполнение этой задачи поможет .

Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая будет проходить только один день. Важно? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочно? Да, распродажа действует один день. Приятный бонус: срочная покупка позволит немного сберечь бюджет семьи.

1. Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.

Пример. Вы журналист. Вас приглашают на банкет, куда может приехать редактор интересующей вас газеты. Важно? Не особенно, все слишком неопределенно. Срочно? Да, потому что банкет не будет длиться вечно, нужно принять решение – либо ехать, либо нет.

Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта. Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный.

Квадрант D: Неважные и несрочные

Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.

Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.

Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.

Так категорично можно говорить только о вредных привычках вроде курения и систематического употребления крепкого алкоголя. Такие примеры дел, как общение в социальных сетях, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, увлечение компьютерными играми – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.

Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.

Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.

Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.

1. Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
2. На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
3. Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы. Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?

1. В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
2. Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
3. В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
4. Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):

• Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
• Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
• Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
• Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
• Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
• Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
• Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
• Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
• Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
• Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
• Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
• Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
• Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
• Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. Навестить друга в больнице	Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход) Съездить на прием к окулисту Зайти в бухгалтерию Позаниматься английским
НЕ ВАЖНО	Заехать в банк, внести платеж за ипотеку Купить корм для кота Купить новую прокладку для крана Отправить книгу коллеге	Подстричься Купить продуктов Сходить в бассейн Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте

Помните: одно и то же дело для разных людей может обитать в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то позаниматься своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным делам. Вы и только вы можете распределить ваши дела так, как видите свои жизненные приоритеты.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

• Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
• Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
• Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
• Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.

• У вас всегда имеется четкий список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
• Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.

Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.

Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.

Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.

Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.

1. Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
2. Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
3. Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности . Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и .
4. Не перегружайте себя . Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.

Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?

1. Не «мусольте» проекты и дела . Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
2. Не стремитесь отлично разбираться во всем . На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.

Техника популярна благодаря внешней простоте использования, знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно, поэтому давайте разбираться.

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела - срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате - только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными - жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Важно понять - проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, - использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто - смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

• Это важно?

• Это срочно?

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы - монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач - беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом - того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте - задачи из этого квадранта могут перейти в сектор А.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант - есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Многие из нас работают в режиме многозадачности. Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас полно дел. Но как определить их приоритетность? И как не запутаться в делах и дедлайнах?

Планировать время непросто. Часть дел переходит на завтрашний день. А следом на них накладываются новые. В результате количество дел становится все большим. Навыкам управления собственным рабочим временем не учат ни в школе, ни в высших учебных заведениях. Однако, учиться никогда не поздно. Мы расскажем об одном из наиболее популярных методов распределения задач. Эта техника “Матрица Эйзенхауэра”. Этот способ позволит планировать дела, отделать приоритетные задачи от менее приоритетных и тратить гораздо меньше времени на ликвидацию завалов.

Этот простой и популярный в западных странах, способ, получает распространение и у нас.

Немного истории

Матрицу изобрел никто иной, как 34 президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как человек, находящийся на чрезвычайно ответственной должности, он был постоянно занят и каждый день должен был выполнять огромное количество задач разного рода. Чтобы не копить постоянно возникающие задачи, президент постоянно искал простой и понятный инструмента для планирования задач, с которым можно было бы легко работать. После многочисленных изысканий Эйзенхауэр, наконец, нашел способ, который стал универсальным для многих.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

• ось важности
• ось срочности

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей. Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

• нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
• нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
• нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

Следующие задачи:

• имеющие отношение к спорту
• имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
• которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

• выбор главных ;
• расстановка жизненных целей;
• сокращение времени на ненужные задачи;
• планирование своего рабочего графика;
• распределение дел по их срочности;
• фиксирование на главном;
• умение отделять основное от второстепенного;
• соблюдение дедлайна;
• дисциплина;
• экономия времени;
• отсутствие спешки;
• рационализация своего дня;
• осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A , которая содержит важные и срочные задачи. B включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

• посещение стоматолога;
• занятия спортом;
• косметологические процедуры;
• приготовление изысканного блюда;
• свидание;
• тренинг или совещание у начальства;
• урок музыки у ребенка;
• общение с детьми;
• рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А . Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В . Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С . В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D . Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни

Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

1. Профессиональные дела. Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
2. Семейные отношения. Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
3. Ведение хозяйства. Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
4. Приятельские связи смело заносится в D . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида? Как планировал время 34-й президент Сша? Какой принцип организации позволял справляться с огромным количеством дел? Обо всем этом я сейчас расскажу.

В основе тайм-менеджмента лежит принцип планирования. А главным в планировании является расстановка приоритетов - какие дела следует начинать в первую очередь, а какие выполнять потом.

Очень простую и невероятно эффективную методику использовал 34-й президент Сша, позднее ее назвали в честь его имени - принцип Эйзенхауэра Дуайта Дэвида. Все понимают, что у президента много дел и от правильно планирования времени одного человека зависят судьбы миллионов людей.

Как же поступал президент Эйзенхауэр?

А вот как - он делил все задачи на важные и срочные. Чтобы лучше понять метод, нарисуем матрицу Эйзенхауэра Дуайта Дэвида, разделив квадрат на 4 равные части. В итоге у нас получится 4 квадрата. Теперь подпишем каждый следующими названиями: Важно, неважно, срочно, не срочно.

Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.

Зачем?

Что же дает применение принципа Эйзенхауэра? Зачем рисовать матрицу? Почему нельзя сделать все подряд без всяких заморочек?

Наверное, все сталкивались с нехваткой времени - когда хочется успеть все запланированное, но не получается, каждый день преподносит нам сюрпризы и приходится корректировать свои планы, отказываясь от запланированного отдыха, новых возможностей по работе и т. д.

Предугадать незапланированное невозможно, а значит, хотим мы того или нет, какие-то планы приходится отменять. Но... А что если мы сначала сделаем главные задачи, а менее значимые оставим на потом. От которых и отказаться не так жалко? К примеру, проведем время с семьей вместо встречи с клиентом, который вряд ли согласиться на сотрудничество.

В этом и есть ответ на вопрос: «зачем сортировать дела». Мы просто делаем главное, а второстепенное откладываем и становимся успешнее и продуктивнее по жизни. Ведь срочное, еще не значит важное и наоборот.

1 квадрат: Важно и срочно

Сюда относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям . Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные. К этому разделу можно отнести: «Неотложная операция», «Незапланированные совещания», «дедлайн в сдаче проекта».

Главное, - этот квадрат, в идеале, должен быть пустым т. к. большинство важных задач вначале не являются срочными и при правильном планировании их можно сделать до того, как они станут срочными. Все задачи в этом квадрате появляются по 2 причинам:

- зависящие от нас(внутренние причины) , то на что мы можем повлиять и это наибольшая доле в большинстве случаев. Например: недостаток профессионализма, мотивации, сил и т. д. В общем, эту причину мы можем убрать своими силами;

- независящие от нас(внешние причины) : Когда мы не можем на них повлиять, например, форс мажоры, внезапная боль, неотложная просьба о помощи и т. д. В идеале, при грамотном планировании только эти причины должны попадать в квадрат важно и срочно.

К тому же все мы понимаем, что на срочные дела не всегда можно выделить столько времени, сколько необходимо. Пример из жизни - сдача экзаменов, если готовиться в последний день, то времени на подготовку может просто физически не хватить. Помимо этого, работа в режиме аврала выматывает, ухудшает психическое и физическое состояние. Поэтому все важные задачи следует выполнять до того, как они станут срочными, т. е. работать с квадратом важно и не срочно.

2 квадрат: Важно и не срочно

Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата - показатель вашего успеха и продуктивности. К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.

Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные . Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия от ее невыполнения. Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.

В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как: задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь .

Все мы понимаем, что успеть все запланированное, в большинстве случаев невозможно. Хотя бы потому что возникают непредвиденные обстоятельства, которые вносят серьезные коррективы в планы. Учитывая этот факт лучше сделать важные задачи, от которых сильно зависит ваша жизнь, чем неважные дела. Поэтому так важно сортировать задачи согласно правилу Эйзенхауэра.

Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не стали срочными. А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени - они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит. По аналогии из обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.

3 квадрат: Неважно, срочно

Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать». Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто знакомый зашел поболтать о жизни.

Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:

Вынуждены прерываться с важных задач;

На фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.

Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным делом - перезвоните.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.

4 квадрат неважно и не срочно

Это самый последний список дел к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.

Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:

1. Жизненная мелочь , такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях - вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.

Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.

2. Занятия фигней . Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь - все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках - отходняк, головная боль и прочие неприятности.

В общем, все вредные привычки - это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор, алкоголь и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.

Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида

Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:

А. Важно и срочно(красный);

Б. Важно и не срочно(зеленый);

В. Неважно и срочно(синий);

Г. Неважно и не срочно(белый).

Начинаем выполнение всех дел по алфавиту , т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А», не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не меняя порядка.

А теперь к практике, допустим, у нас есть следующий список входящих дел:

Теперь отсортируем список входящих задач, проставим рядом, напротив каждого пункта, букву квадрата, к которому можно отнести данную задачу.

Теперь вы знаете с чего начинать, чтобы успеть сделать главное. Просто сначала выполняете дела из квадрата «А», потом «Б», затем «В» и «Г», если будет время.

Важно оценивать степень важности не в уме, а на листке, т. к. когда дел становится более 7+-2, то расстановка приоритетов может быть ошибочна, поскольку наш мозг не предназначен для таких операций в уме. Именно около 7+-2 дел мы можем хранить в памяти, остальное забывается. Написанные на листке задачи, куда легче и быстрее, а главное, точнее можно отсортировать, не жалейте время на записи.

Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.

Как вы уже понимаете,- суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.

Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь