วิธี GTD หรือวิธีจบสิ่งที่คุณเริ่ม การทำความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบวิธี GTD: มันคืออะไรและการวางแผน GTD ทำงานอย่างไร

ฉันจะเปิดเผยความลับของประสิทธิภาพในชีวิตและธุรกิจ ...

ข้อมูลสรุปเล็ก ๆ เกี่ยวกับวิธีจัดการกับธุรกิจและเริ่มต้นชีวิตอย่างมีประสิทธิภาพ!

David Allen เชิญคุณไปฝึกอบรมที่มอสโกเป็นการส่วนตัว ต้องบอกว่าหนังสือของเขาขายได้กว่า 2 ล้านเล่ม!
และระบบของเขาใช้งานได้จริง!

ชีวิตของคุณจะไม่เหมือนเดิมเมื่อคุณได้รู้จักระบบ GTD!
ฉันจำได้ว่าประทับใจกับการแสดงของ David Allen มาก!

เราทำงานเป็นพัน ๆ อย่างพยายามที่จะไม่ลืมเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ในชีวิตประจำวันบ่อยครั้งลืมเป้าหมาย แต่จำไว้เกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

บางครั้งความกลัวงานถล่มทำให้สมองเป็นอัมพาตและความไม่แยแสการผัดวันประกันพรุ่งความหดหู่เข้ามา ดูเหมือนว่าการทำงานในช่วงเวลาดังกล่าวจะดำเนินไปอย่างช้าๆแม้แต่เคอร์เซอร์ของเมาส์ก็แทบจะไม่คลานผ่านจอภาพ

สถานการณ์นี้ยิ่งอันตรายยิ่งคนทำงานเป็นทีมมากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของทีมพัฒนา

ความคิดที่จะเชิญเข้าร่วมการประชุมของเรา เดวิดอัลเลนไม่คาดคิด แต่ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ เมื่อมองแวบแรกแนวคิดส่วนตัวของ GTD จะให้คำแนะนำที่ดีสำหรับนักพัฒนาแต่ละคนเป็นรายบุคคลและกระบวนการพัฒนาโดยรวม แน่นอนว่าวิธี GTD ไม่ได้ "เฉียบคม" สำหรับขั้นตอนการพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างคล่องตัว แต่อย่างไรก็ตามวิธีนี้สามารถเสริมหรือกลายเป็นขั้นตอนแรกในการเปลี่ยนแปลงของทีมไปสู่วิธีการที่คล่องตัวได้ GTD สำหรับโปรแกรมเมอร์คืออะไร?

เรามาแบ่งการประยุกต์ใช้หลักการ GTD ในการพัฒนาออกเป็นสองช่วงตึก: ส่วนบุคคลเมื่อพูดถึงบุคคลและทีมเมื่อพูดถึง บริษัท หรือกลุ่มนักพัฒนา โดยทั่วไปหลักการจะเหมือนกัน แต่ยากกว่ามากในการนำไปใช้ในทีมเนื่องจากจะมีการรับประกันการก่อวินาศกรรมและการต่อต้านจากคนงานหรือหัวหน้าทีม

ไม่มีมนุษย์เกาะ

รากฐานอย่างหนึ่งของวิธี GTD คือหลักการของการย้ายงานจากหน่วยความจำของบุคคลไปยังแหล่งภายนอก ดังนั้นสมองของมนุษย์จึงไม่ต้องกังวลกับการคำนึงถึงแผนการทั้งหมดตั้งแต่ไม่มีนัยสำคัญไปจนถึงระดับโลกและเริ่มมีสมาธิกับงานที่สำคัญมากในขณะนี้และการนำไปปฏิบัติ มีคนบอกว่าสามารถใช้วิธี GTD ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มพื้นที่ส่วนตัวและหาจุดสมดุลระหว่างงานและงานอดิเรกหรือครอบครัว อย่างไรก็ตามจากมุมมองของนักพัฒนาที่ใช้งานได้จริง GTD เป็นสิ่งที่จำเป็นเหนือสิ่งอื่นใดเพื่อรักษาสมดุลระหว่างงานและ ... งาน

โปรแกรมเมอร์สถาปนิกระบบและผู้จัดการโครงการอยู่ภายใต้กรอบของลำดับความสำคัญงานหรือโครงการต่างๆอย่างต่อเนื่อง บ่อยครั้งสถานการณ์ขัดขวางการดำเนินงานเดียวดังนั้นคุณต้องสามารถสร้างใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ความเร่งรีบจากโครงการสู่โครงการมักสร้างความเครียด แต่ไม่ใช่ความเครียดที่เกิดจากการทำงานที่ไม่มีใครรัก แต่ความเครียดเป็นปรากฏการณ์ทางสรีรวิทยาและอารมณ์ ยิ่งระดับความวิตกกังวลสูงเท่าไรก็ยิ่งยากที่จะรับมือกับงานที่ได้รับมอบหมาย นี่คือจุดที่ GTD เข้ามา

การตั้งค่าตัวกรองในรายการสิ่งที่ต้องทำ

ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดขีด จำกัด โดยเลือกข้อ จำกัด หลักจากงานทั้งหมด ออกจากสิ่งสำคัญคุณปลดปล่อยเวลาและพลังงานและสร้างแรงกระตุ้นในการลงมือทำโดยใช้ความพยายามน้อยกว่าเมื่อคุณเก็บเรื่องเล็กน้อยทั้งหมดไว้ในหัว มีงานประจำมีโครงการสำคัญมีแผนสำหรับอนาคต ในเวลาเดียวกันหมวดหมู่ที่ระบุไว้ทั้งหมดมีสิ่งสำคัญ ในการไฮไลต์คุณต้องทำตามหลายขั้นตอน:

• เลือกงานที่เริ่ม แต่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์


• เลือกกรณีที่กังวลมากที่สุด


• เลือกสิ่งที่คุณไม่ต้องการทำและถูกเลื่อนออกไปตลอดเวลา


• เลือกกิจวัตรประจำวันรวมทั้งครัวเรือน

ตามกฎแล้วหลัก ๆ จะพบในสามกลุ่มแรก ดังนั้นควรให้ความสำคัญกับธุรกิจที่ลำบากและยังไม่เสร็จไม่ใช่เพื่ออะไรการแปลที่ถูกต้องของการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้นนั่นคือ "ทำให้สิ่งต่างๆสำเร็จ"

เราจัดระเบียบการสื่อสาร

ไม่สำคัญว่าฟรีแลนซ์หรือโปรแกรมเมอร์ทำงานจากระยะไกลหรือในทีมเขาอยู่ในแวดวงการสื่อสารตลอดเวลา: การโทรหาลูกค้าคำถามเกี่ยวกับการจัดการคำขอจากผู้ใช้และเพื่อนร่วมงานข้อความให้ข้อมูลจากซัพพลายเออร์ SDK ฯลฯ การสื่อสารเหล่านี้ไม่สามารถเรียกได้ว่าไม่มีนัยสำคัญ แต่ต้องสามารถประมวลผลได้อย่างถูกต้อง ...

• หยุดตรวจสอบอีเมลของคุณทุก ๆ 5 นาที - ตั้งค่าการแจ้งเตือนแบบป็อปอัพที่คุณสามารถมองออกไปจากมุมตาของคุณ วางอีเมลของคุณในโฟลเดอร์และอ่านเมื่อมีการอัปเดตในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง


• แยกการสื่อสารทั้งหมดตามบริบท: Skype, โทรศัพท์มือถือ, โทรศัพท์พื้นฐาน, การสื่อสารทางจดหมาย ฯลฯ ... จัดสรรเวลาสำหรับการสื่อสารภายในแต่ละช่องทาง


• ตรวจสอบการทำงานและการแชทส่วนตัว บางทีถ้าพนักงานใหม่ของคุณเขียนถึงคุณไม่รู้จบหรือเพื่อนร่วมงานเก่าถามคำถามเกี่ยวกับงานเดียวกันกับคุณคุณควรขอให้พวกเขาเตรียมคำถามใช้เวลาในการสื่อสารและชี้แจงประเด็นที่ยากทั้งหมด


• ดูเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ นักพัฒนามักจะดูหัวข้อโปรไฟล์ในฟอรัมหรือไซต์เฉพาะทาง พวกเขาติดอยู่ในหัวข้อที่น่าสนใจและการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบัน ควรเลื่อนการอ่านหัวข้อที่น่าสนใจจริงๆออกไปโดยใช้บุ๊กมาร์กในเบราว์เซอร์หรือยูทิลิตี้พิเศษสำหรับจัดเก็บลิงก์ (เช่นโปรแกรมเสริม Pocket ซึ่งสามารถติดตั้งเป็นแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์พกพาและซิงค์บุ๊กมาร์กได้)


• สร้างสมุดบันทึกและ / หรือแอปพลิเคชันที่คุณจะจดงานทั้งหมดด้วยแท็กเร่งด่วนและความสำคัญ GTD สำหรับการจัดการธุรกิจแนะนำแนวคิดของเวลาบริบท (สถานที่) การกระทำ ในการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างถูกต้องให้ลองนึกภาพตัวกรองง่ายๆเช่น Excel เป็นต้น กำหนดพารามิเตอร์เวลาแต่ละงาน (ตามชั่วโมงหรือช่วงเวลาของวัน) สถานที่ (บ้านที่ทำงานถนนโรงยิมร้านค้า ฯลฯ ) จากนั้นแบ่งงานโดยประมาณด้วยวิธีต่อไปนี้: "ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการมอบหมายงานด้านเทคนิค - งาน - 14:00 น." หรือ "เรียกบริการยาง - ถนน - ตอนเย็น" มีแอพพลิเคชั่นมากมายสำหรับการบันทึกดังกล่าวตั้งแต่ตัวกำหนดตารางเวลางานใน Windows ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อจุดประสงค์ของคุณเองไปจนถึง Evernote, Rainlendar และการแจ้งเตือนที่เขียนอย่างระมัดระวังบนสมาร์ทโฟนของคุณ

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อดังกล่าวรับประกันได้ว่าจะลดความกังวลและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่แต่ละงาน

นอกจากนี้ยังมีปัญหาระดับโลกที่ส่งผลกระทบต่อนักพัฒนาของการจ้างงานทุกประเภท ทุกวันนี้มีการเปิดตัวเครื่องมือคำแนะนำยูทิลิตี้สำหรับนักพัฒนาใหม่ ๆ เกือบทุกสัปดาห์ทุกขณะมีข้อความเกี่ยวกับเฟรมเวิร์กเวอร์ชันใหม่ไลบรารีใหม่และแม้แต่ภาษาโปรแกรมใหม่ ๆ ข้อมูลทั้งหมดนี้กระตุ้นความสนใจอย่างมากของมืออาชีพและบางครั้งก็ทำให้พวกเขาหลงใหลและทำให้พวกเขาได้ลองทำสิ่งใหม่ ๆ (สร้างแอปพลิเคชันมือถือง่ายๆเขียน“ สวัสดีชาวโลก!” ใน Brainfuck หรือรวบรวมโครงการโอเพนซอร์สใหม่) มีทางออกทางเดียวคือกระจายผลประโยชน์ตามความสำคัญที่เกี่ยวข้องกับโครงการปัจจุบันเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว การมุ่งเน้นไปที่งานเดียวช่วยให้คุณมีโอกาสเพิ่มผลผลิตส่วนตัวเพิ่มเวลาว่างและเริ่มเรียนรู้ข้อมูลใหม่ ๆ

5 ขั้นตอนของการเพิ่มประสิทธิภาพ

วิธี GTD ระบุห้าขั้นตอนในรายการสิ่งที่ต้องทำ

การรวบรวมข้อมูลคุณต้องรวบรวมงานทั้งหมด - เพียงจดและจดด้วยปากกาหรือในไฟล์ข้อความกิจวัตรทั้งหมดของคุณที่ยังไม่เสร็จสิ้นในกิจการระดับโลก ในขณะเดียวกันสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าตัวอย่างเช่นงาน“ เขียนรายงานใน Fast Report for Snegovik LLC” จะซ่อนงานที่สำคัญและย่อยหลายอย่างที่ต้องให้ความสนใจ: การรวบรวมข้อกำหนดจากลูกค้าการรวบรวมและการอนุมัติข้อกำหนดทางเทคนิคการขอข้อมูลจำนวนมากสำหรับการทดสอบรายงานเป็นต้น ... จำเป็นต้องจดงานทั้งหมดอย่างแน่นอน - หลังจากนั้นเล็กน้อยคุณจะจัดกลุ่ม
ให้ความสนใจไม่เพียง แต่โปรเจ็กต์ที่อยู่ในหน่วยความจำเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโปรเจ็กต์ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ด้วยซึ่งมักจะมีความสับสนวุ่นวายไม่น้อยไปกว่าความคิด มันคุ้มค่าที่จะแบ่งไฟล์ออกเป็นโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกับแต่ละโครงการโดยแยกเอกสารส่วนตัวออกจากคนงาน

กระบวนการแปรรูป.ประมวลผลข้อมูลตามรูปแบบที่ GTD เสนอ: หากมีการดำเนินการบางอย่างอยู่แล้วคุณต้องดำเนินการต่อไปจนจบหากทำได้ภายในเวลาไม่ถึงสองนาทีให้ทำทันที

อัลกอริทึมการประมวลผล GTD แบบคลาสสิก

จากมุมมองของการทำงานในโครงการสำคัญสำหรับคุณสิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการ

• เลื่อนงานที่ไม่เร่งด่วนออกไปตัวอย่างเช่นการศึกษาเนื้อหาที่ไม่ใช่งานหลักที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบัน


• ถ้าเป็นไปได้ให้มอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมงานหรือมือปืนรับจ้าง หากคุณเขียนโค้ดอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่ยังสร้างเว็บไซต์โฆษณาหรือออกแบบได้ไม่ดีนักให้หันไปหาผู้เชี่ยวชาญ แม้ว่าจะเป็นโครงการของคุณเอง แต่การลงทุนในงานที่มีคุณภาพของคนอื่นจะได้ผลตอบแทนอย่างรวดเร็ว


• เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ นี่อาจเป็นทักษะที่ยากที่สุดอย่างหนึ่ง: มีคนรู้จักหลายสิบคนที่ Windows พังข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในโค้ดต้องใช้เฟิร์มแวร์ Android และขอให้ทำการเจลเบรค iPhone งานเล็ก ๆ เหล่านี้ใช้เวลานาน หากคุณไม่ต้องการทำลายความสัมพันธ์ให้ค้นหาคู่มือที่มีอยู่มากมายบนเว็บและส่งลิงค์ไปยังคนที่ทุกข์ใจ

องค์กรของรายการ หลังจากผ่านสองด่านแรกและขั้นตอนที่ยากที่สุดแล้วจำเป็นต้องจัดระเบียบการทำงานกับงาน คุณสามารถใช้กฎง่ายๆได้ที่นี่แบ่งเวลาออกเป็นสัปดาห์แก้ไขรายการเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์และสร้างใหม่ งานทั้งหมดควรแบ่งตามวันครบกำหนดและลำดับความสำคัญ ในการจัดการงานคุณสามารถใช้แอปพลิเคชันใดก็ได้ที่คุณต้องการ ได้แก่ OneNote และ Evernote สำหรับมือถือ Asana และ Redmine และ Google Calendar และอื่น ๆ ...

ในขั้นตอนนี้สิ่งสำคัญคือให้ความสนใจกับการทำงานกับโครงการปัจจุบันหรือหลายโครงการ ในการทำเช่นนี้คุณสามารถใช้แผนที่ความคิดซึ่งจะสะท้อนทุกขั้นตอนของการทำงานในรูปแบบของแผนผังโครงสร้างภาพตามที่คุณจะดำเนินการผ่านโครงการ มีแอพฟรีและจ่ายเงินมากมายพร้อมคุณสมบัติที่น่าสนใจในการสร้างแผนที่ความคิด เราชอบความสะดวกฟรีและรัสเซีย ซึ่งเราได้สร้างมุมมองโดยประมาณของแผนที่ที่ยังไม่เสร็จซึ่งไม่ได้อ้างว่าเป็นความจริง:

ส่วนที่ 1

ส่วนที่ 2

คุณไม่ควรแบ่งงานออกเป็นงานง่ายๆและซับซ้อนคุณต้องทำทุกอย่างตามลำดับจากนั้นเวลาจะกระจายอย่างมีเหตุผล

การแก้ไขสิ่งที่ทำ ในขั้นตอนนี้จำเป็นต้องทำเครื่องหมายสิ่งที่ทำวิเคราะห์สาเหตุของความล้มเหลวสร้างแผนสำหรับขั้นตอนต่อไป (เช่นหนึ่งสัปดาห์)

ที่จริงการกระทำ งานควรดำเนินการบนพื้นฐานของทรัพยากรที่มีอยู่: ความพยายามเวลาสถานที่ที่ทำสำเร็จตลอดจนลำดับความสำคัญที่กำหนดไว้ หากต้องการวิธีแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วคุณขาดทรัพยากรบางอย่างที่จะปรากฏในภายหลังให้ลองเลื่อนงานออกไปในช่วงเวลาที่วิธีการทำงานดีขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสรุปแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปและทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างคุณต้องมี SDK ที่อัปเดตซึ่ง บริษัท ของคุณยังไม่ได้ซื้อ แต่มีแผนจะซื้อในอนาคตอันใกล้นี้ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่สามารถทำได้ในเวอร์ชันปัจจุบันและดำเนินการสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เหลือในโฟลเดอร์ หรือไฟล์ที่มีงานในอนาคต แน่นอนว่าการค้นหาวิธีแก้ปัญหาด้วยวิธีการที่มีอยู่นั้นแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นมืออาชีพ แต่ต้องใช้เวลาและความพยายามของคุณในการลงทุนจำนวนมากและไม่สมเหตุสมผลเสมอไป

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการใช้หลักการ GTD หากคุณเป็นนักพัฒนาทีมหรือทำงานด้วยตนเอง

• วางแผนโครงการของคุณในตอนแรกและไม่ใช่ระหว่างทางให้แบ่งออกเป็นงานย่อยที่แก้ไขได้


• เน้นขั้นตอนการทำงานที่เฉพาะเจาะจงในโครงการและติดป้ายกำกับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน


• ทำตามแต่ละงานให้จบโดยไม่ทิ้งไว้ในภายหลัง แม้ว่าคุณจะรู้วิธีการแก้ปัญหาที่ยาวนาน แต่จงแก้มัน ด้วยการปรับโครงสร้างใหม่เพิ่มเติมจะสามารถกำจัดโซลูชันที่ไม่เหมาะสมออกไปได้


• แก้ไขรายการงานเป็นระยะเพื่อแก้ไขสิ่งที่สำเร็จและเปลี่ยนแผน


• มุ่งเน้นไปที่งานทีละงานซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายาม


• ใช้เวลาในแต่ละขั้นตอนและให้ความสำคัญกับมันมากที่สุด: รวบรวมข้อกำหนดการพัฒนาการทดสอบหน่วย ฯลฯ

GTD ไม่สามารถใช้งานได้ในชั่วข้ามคืน - ก่อนอื่นองค์ประกอบบางอย่างจะปรากฏขึ้นจากนั้นกฎต่างๆจะถูกสร้างขึ้นในที่สุดนิสัยและผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมก็ปรากฏขึ้น หลัก ๆ คืออย่าหยุด จะเป็นการดีหากคุณสามารถถ่ายทอดทักษะบางอย่างใน GTD ให้กับทีมที่คุณทำงานด้วยซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน บริษัท ได้อย่างมาก

มีความปลอดภัยเป็นตัวเลข

แม้ว่าตามกฎแล้ว GTD จะมุ่งเป้าไปที่แต่ละบุคคล แต่ก็ยังใช้กับทีมที่มีความสำคัญที่จะต้องสามารถกำหนดวิสัยทัศน์ของโครงการเป้าหมายระบุโครงการและกำหนดพื้นที่รับผิดชอบ ยิ่งไปกว่านั้นหลายองค์กรมีอยู่แล้วและประสบความสำเร็จในการใช้งานบางทีเอนทิตีที่ใกล้เคียงที่สุดกับตรรกะ GTD นั่นคือแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์แสดงให้เห็นอย่างแม่นยำมากถึงความต้องการทรัพยากรงานและงานย่อยของโครงการเวลาโดยประมาณในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของงานในขั้นตอนของโครงการซึ่งสามารถเริ่มได้หลังจากสิ้นสุดขั้นตอนก่อนหน้าและการเปิดตัวทรัพยากรที่จำเป็นเท่านั้น

อย่างไรก็ตามบ่อยครั้งงานทั้งหมดในการสร้างแผนภูมิทรัพยากรและการจ้างงานก็ไร้ผล การเชื่อมโยง GTD กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ Robert Peak ผู้สอนศาสนา GTD และ CTO ของ บริษัท ที่ปรึกษาของ David Allen ซึ่งเป็นผู้นำโครงการด้านเทคนิคและเข้าใจหัวข้อนี้แทบจะไม่แย่ไปกว่า CEO เองเขียนเกี่ยวกับแผนภูมิ Gantt:

“ ฉันเคยเห็นเวลาพลังงานและเงินจำนวนมากจมลงในแผนภูมิแกนต์ที่ซับซ้อนซึ่งถูกทำลายลงเพียงคลิกแรกของผู้บริหาร บริษัท ใดก็ตามที่ใช้รหัสลำดับความสำคัญของ ABC และสายบังเหียนที่เข้มงวดเพื่อให้โปรแกรมเมอร์อยู่เบื้องหลังการพัฒนาซอฟต์แวร์ย่อมต้องผิดหวังอย่างมาก "

เขายังเผยให้เห็นสาระสำคัญของแนวคิด ความจริงก็คือมันไม่ได้มุ่งเป้าไปที่การวางแผนมากนักเนื่องจากความสามารถในการกลับไปสู่จุดที่ล้มเหลว ให้เราอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม ในชีวิตของบุคคลและทีมใด ๆ มีช่วงเวลาที่พวกเขาเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายและกิจกรรมทั้งหมดก็ตกอยู่ในความสับสนวุ่นวาย สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ทั้งด้วยเหตุผลภายนอกและด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับอิทธิพลภายในของแต่ละบุคคล: การเปลี่ยนแปลงชั่วคราวในแนวทางการพัฒนาโครงการการเกิดขึ้นของนักลงทุนรายใหม่ที่มีวิสัยทัศน์ใหม่การหยุดพักเพื่อทำงานที่เร่งด่วนเป็นพิเศษ (เช่นการเตรียมงานนิทรรศการ) ภารกิจของ GTD ในทีมคือการกลับไปยังจุดที่จำเป็นต้องย้ายออกจากแผนการทำงานและดำเนินการต่อไปตามเดิมอย่างง่ายดาย

“ ส่วนหนึ่งของ GTD นั้นง่ายพอสมควรเดวิด (อัลเลน) มักอ้างถึงมันว่าเป็นการถ่ายโอนข้อมูลหน่วยความจำสำหรับ 'แรมจิต' เหมือนกับว่าคุณตรวจสอบสมองของตัวเองเป็นระยะเพื่อดูว่ามีอะไรดึงดูดความสนใจของคุณดึงออกมาดู ราวกับว่าคุณกำลังรวบรวมรายการโอกาสเหล่านี้ (โครงการและขั้นตอนต่อไป) ที่มีตาข่ายนิรภัยเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณทำคุณกำลังทำในสิ่งที่ถูกต้องและควบคู่ไปกับกฎ 2 นาที (หากคุณสามารถทำบางสิ่งได้ในเวลาน้อย มากกว่า 2 นาทีทำมัน - ประมาณเลน) และการคิดโดยมุ่งเป้าไปที่การกระทำต่อไปจะช่วยให้คุณมีสถานะการทำงานที่คงที่ซึ่งคุณสามารถย้อนกลับไปยังช่วงเวลาที่คุณหยุดไว้ได้อย่างง่ายดาย "

มีกิจกรรมหลักสี่อย่างในทีมพัฒนาซึ่งตัวเองทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบของทีม GTD

1. การทดสอบการถดถอย - ส่วนที่แก้ไขแล้วของซอร์สโค้ดจะได้รับการทดสอบรวมถึงการทำงานของฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับโค้ดที่เปลี่ยนแปลง ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการเขียนโปรแกรมขั้นรุนแรงมันแสดงให้เห็น GTD ในแง่ของความสามารถในการทำซ้ำการแก้ไขและความไม่ชัดเจน


2. การทำงานกับเอกสาร - การสร้างและทดสอบเอกสารช่วยให้คุณสามารถถ่ายโอนความรู้และงานที่สำคัญลงในกระดาษได้ ทั้งผู้ใช้หรือผู้ทดสอบหรือนักพัฒนาไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้หากจำเป็นคุณสามารถอ้างอิงเอกสารและชี้แจงประเด็นที่ไม่ชัดเจนหรือหาคำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับการทำงานของโปรแกรมได้


3. การปรับโครงสร้างโค้ดเป็นกระบวนการปรับปรุงโค้ดโดยไม่ต้องเปลี่ยนฟังก์ชันการทำงาน ผู้ที่ชื่นชอบการเขียนโปรแกรมระดับสูงจะทำการปรับโครงสร้างเป็นระยะเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของโปรแกรมความเข้าใจและความสามารถในการอ่านโค้ด มี บริษัท และทีมงานที่หลีกเลี่ยงการปรับโครงสร้างใหม่ ในกรณีส่วนใหญ่เกิดจากความกังวลว่าการเปลี่ยนแปลงโค้ดจะทำให้ระบบขัดข้อง ตามกฎแล้วแนวทางนี้นำไปสู่การหยุดนิ่งและล้าสมัยของโปรแกรม


4. ระดมความคิด กระบวนการที่เกิดขึ้นในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งในทีมใด ๆ นี่เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูลและแนวคิด นอกจากนี้ยังสามารถสร้าง Mindmaps ระหว่างและหลังเซสชั่นการระดมความคิด

ในกรณีส่วนใหญ่โปรแกรมเมอร์ในที่ทำงานจะทำงานได้มากกว่าการเขียนโค้ด ยิ่งไปกว่านั้นยิ่งเขามีประสบการณ์และคุณสมบัติมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมอบหมายงานที่หลากหลายให้กับเขามากขึ้นเท่านั้น ในบางประเด็นวิกฤตเกิดขึ้นเมื่อหน้าที่และภาระผูกพันเริ่มส่งผลกระทบต่อพนักงานและลดประสิทธิผลลงอย่างมาก เห็นได้ชัดว่าสิ่งนี้สามารถต่อสู้ได้และไม่ใช่ด้วยวิธีการสั่งการและมาตรการปราบปราม แต่ด้วยความช่วยเหลือของ GTD ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อการเปลี่ยนแปลงเชิงวิวัฒนาการในแนวทางการทำงาน บทวิจารณ์มากมายของผู้ที่ลองใช้วิธีนี้บอกถึงปัญหาที่สำคัญในช่วงเริ่มต้นและไม่ประสบความสำเร็จที่สำคัญน้อยกว่าเมื่อสิ้นสุดกระบวนการ ท้ายที่สุดนิสัยบอกว่าจะก่อตัวใน 21 วัน ทำไมไม่ลองดูล่ะ?

ป.ล. : จะเป็นไปได้ที่จะฟังสุนทรพจน์ออนไลน์ของผู้เขียนวิธี GTD David Allen และถามคำถามเขาได้ฟรีในระหว่างการประชุม 17 พฤศจิกายน (วันอังคาร) เวลา 19:15 UTC เขาจะพูดถึงแนวทางของ GTD ในการจัดการกับข้อมูลที่มากเกินไปและแบ่งปันผลการวิจัยล่าสุดเกี่ยวกับผลผลิตของมนุษย์

ตาม Productivity Scan ล่าสุดโดย Life Architect การใช้วิธีการ GTD สามารถเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพส่วนบุคคลได้อย่างน้อย 20%

GTD®พิสูจน์แล้วว่าคุ้มค่าสำหรับการใช้งานส่วนตัวและองค์กรในหลากหลายอุตสาหกรรม ทั้งผู้บริหารระดับสูงและพนักงานใหม่ของ บริษัท ใช้ประสบความสำเร็จใน TOP-50 ของรายชื่อ Fortune

เส้นทางสู่ผลผลิตและความอุ่นใจด้วย GTD

มีการเผยแพร่เนื้อหาโดยใช้ตัวย่อเล็กน้อย

การทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จหรือGTD - แปลตามตัวอักษรว่า "ทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ" ในเนื้อหาต่อไปนี้เพื่อความสะดวกเราจะใช้ตัวย่อของอเมริกันเป็นหลัก GTD ซึ่งมักใช้ในเอกสารภาษารัสเซียเกี่ยวกับระบบนี้ - ประมาณ. เอ็ด

การทำสิ่งต่างๆให้เสร็จเป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่พัดพาโลกโดยพายุซึ่งเปิดตัวครั้งแรกในปี 2544 David Allen สร้างขึ้นหลังจากการวิจัยและฝึกฝนเทคนิคการเพิ่มผลผลิตมานานหลายปี GTD ยังคงได้รับความนิยมไปทั่วโลกจนถึงทุกวันนี้ หากคุณยังใหม่กับ GTD คู่มือนี้จะแนะนำหลักการพื้นฐานให้คุณ

GTD คืออะไร?

การทำสิ่งต่างๆให้ลุล่วง (สั้น ๆ GTD) เป็นมากกว่าวิธีการทำสิ่งต่างๆให้ลุล่วง นี่เป็นพื้นฐานในการจัดระเบียบและติดตามงานดังนั้นคุณจึงสามารถจัดระเบียบได้ในลักษณะที่คุณรู้แน่ชัดว่าคุณต้องการอะไรเพื่อให้บรรลุผล

GTD บังคับให้คุณเพิ่มทั้งบริบทและโครงสร้างให้กับงานดังนั้นการสร้างพื้นที่สำหรับทำงาน

“ จิตใจของคุณได้รับการออกแบบมาเพื่อไตร่ตรองถึงความคิดโดยไม่ต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ตลอดเวลา” - เดวิดอัลเลน

แนวคิดพื้นฐานของ GTD คือสมองของคุณสามารถสร้างความคิดใหม่ ๆ ได้ดี แต่มีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการเก็บไว้ในความทรงจำ ตัวอย่างเช่นเขาจำได้ว่าสัปดาห์หน้าคุณต้องซื้อของขวัญสำหรับวันเกิดของแม่ แต่แทนที่จะเตือนเรื่องนี้เมื่อคุณเดินไปตามร้านโปรดเขาก็แค่ส่งความรู้สึกว่าคุณควรซื้ออะไร ... บางคน ...

ใช้อย่างถูกต้อง GTD เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดที่คลุมเครือสิ่งที่ต้องการแรงบันดาลใจและการคิดในช่วงดึกและเปลี่ยนให้เป็นจริง แนวคิดก็คือเมื่อคุณไว้วางใจระบบของคุณแล้วสมองของคุณจะหยุดพยายามติดตามทุกสิ่งซึ่งจะช่วยลดความเครียดและเพิ่มทรัพยากรสำหรับสิ่งต่างๆที่มีประสิทธิผลมากขึ้น ฟังดูน่าทึ่งใช่มั้ย?

GTD ทำงานอย่างไร?

GTD อาศัยชุดรายการที่คุณใช้เพื่อจัดระเบียบสิ่งที่คุณคิด ในการใช้ GTD คุณต้องบันทึกและประมวลผล "stuff" ที่ป้อนใน 5 ขั้นตอน

การตรึง: รวบรวมสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของคุณ ทุกสิ่งที่ปรากฏต่อหน้าต่อตาและดูเหมือนสำคัญตั้งแต่จดหมายที่ต้องลงมือทำไปจนถึงไอเดียสุดบรรเจิดที่มาถึงคุณในจิตวิญญาณของคุณ คุณสามารถใช้แล็ปท็อปแอปสมาร์ทโฟนหรือแม้แต่อีเมลส่วนตัวโดยเฉพาะ สิ่งที่คุณชอบสิ่งที่คุณต้องจำในการทำงาน - จดไว้ ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเป็นประจำ

การชี้แจง: ประมวลผลอินพุตโดยกำหนดค่า ถามตัวเองว่านี่คือสิ่งที่ต้องทำ นี่เป็นขั้นตอนที่รวดเร็วมากที่คุณต้องทำเป็นประจำ ด้านล่างนี้ฉันจะสาธิตวิธีประมวลผลข้อความขาเข้าอย่างรวดเร็วโดยใช้โครงสร้างการตัดสินใจง่ายๆ

การสั่งซื้อ: วางทางเข้าในพื้นที่ที่เหมาะสม ทำเครื่องหมายเป็นข้อมูลอ้างอิงเพิ่มลงในปฏิทินของคุณไปยังแอปจัดการงานหรือเพียงแค่ย้ายไปที่ถังขยะ คุณยังสามารถเพิ่ม "บริบท" ได้ที่นี่ ฉันจะพูดถึงเรื่องนี้ในภายหลัง แต่โดยสรุปบริบทเป็นวิธีการติดป้ายกำกับงานตามบุคคลสถานที่หรือสิ่งที่คุณต้องทำ "สำนักงาน" หรือ "บ้าน" เป็นบริบทของสถานที่ทั่วไป "โทรศัพท์" หรือ "อีเมล" เป็นบริบททั่วไป

การสะท้อน: ลองประเมินข้อมูลที่เข้ามา ตรวจสอบรายการของคุณ - แต่ละรายการ - และทำการปรับเปลี่ยนหากจำเป็น ตรวจสอบรายสัปดาห์เพื่อล้างรายการและความคิดของคุณ การไม่ไตร่ตรองอย่างสม่ำเสมอหมายถึงสิ่งต่างๆที่หมักหมมและระบบทั้งหมดกำลังพังทลาย

ปฏิสัมพันธ์: แค่ทำมัน. ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ง่ายที่สุดหากคุณตั้งค่าระบบไว้เป็นอย่างดี! หากคุณทำตาม 4 ขั้นตอนแรกเป็นประจำคุณจะมั่นใจได้ 100% ว่าสิ่งต่างๆในรายการของคุณคือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อที่จะก้าวไปสู่เป้าหมายที่ยั่งยืน

ต่อไปนี้เป็นรายการของคุณ: " กล่องจดหมาย», « ดังต่อไปนี้ การกระทำ», « รอดำเนินการ», « โครงการ"และ" สักวัน". รายการเหล่านี้เป็นพื้นฐานของระบบ GTD ทุกสิ่งที่คุณต้องให้ความสนใจจะรวมอยู่ในรายการกล่องจดหมายจากนั้นย้ายไปยังรายการอื่น ๆ โดยใช้ขั้นตอน การชี้แจง และ เพรียวลม... วิธีที่คุณประมวลผลและจัดเรียงรายการเหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดสิ่งที่คุณดำเนินการและสิ่งที่คุณไม่ทำ

การตรึง - บันทึกทุกอย่าง

กล่องจดหมาย - สถานที่รวบรวมทุกสิ่งที่คุณจับภาพ นี่คือกล่องจดหมายของสมองคุณไม่ว่าจะเป็นอีเมลโทรศัพท์ไอเดียที่คุณคิดขึ้นระหว่างการเดินทางไปทำงานขอให้ใครสักคนนั่งในวันหยุดสุดสัปดาห์ ... แค่นั้นแหละ บางคนใช้แล็ปท็อปในการบันทึกบางคนใช้แอปพลิเคชันหรืออุปกรณ์บันทึก ไม่ว่าคุณจะใช้อะไรหรือมีกี่รายการ (คุณสามารถมีรายการกล่องจดหมายหลายรายการได้) สิ่งสำคัญคือคุณมีสถานที่สำหรับจับความคิดไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

เมื่อคุณเริ่มใช้ GTD ครั้งแรกคุณต้องจับภาพทุกสิ่งที่อยู่ในใจหรือกระจัดกระจายไปตลอดชีวิต เขียนทุกสิ่งที่คุณต้องการหรืออยากทำทุกอย่างที่คุณคิดในช่วงสองสามวันหรือสัปดาห์ที่ผ่านมา ในภาษา GTD เรียกว่า“ บานพับเปิด». เปิดบานพับ - สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่อยู่ในความคิดของคุณสิ่งที่คุณจำได้เมื่อคุณไม่สามารถหลับตอนตีสี่ทุกสิ่งที่รบกวนคุณตลอดเวลา นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะปิดลูปเหล่านี้และปล่อยให้พวกเขาหยุดกินพื้นที่ในหัวของคุณ เพิ่มทุกอย่างในกล่องจดหมายของคุณ

การปรับแต่งและการสั่งซื้อ - ประมวลผลกล่องจดหมายของคุณ

นี่คือกุญแจสำคัญในการทำงานของระบบทั้งหมด เมื่อคุณบันทึกความคิดทั้งหมดได้แล้วการประมวลผลจะเป็นขั้นตอนต่อไป นี่คือที่ที่คุณศึกษาทุกสิ่งที่คุณจับได้จากนั้นปรับแต่งและจัดระเบียบ อาจใช้เวลาสักครู่ในการดำเนินการทุกอย่างที่คุณได้เพิ่มลงในรายการหลังจากการระดมความคิดครั้งแรก แต่เมื่อคุณทำเสร็จแล้วจะง่ายขึ้นมาก ยิ่งคุณทำงานบ่อยเท่าไหร่ความพยายามก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

แล้วคุณจะจัดการกับไฟล์ ขาเข้าเหรอ? นี่คือโครงสร้างการตัดสินใจที่เป็นประโยชน์ที่จะช่วยคุณ:

สิ่งใหม่. พระราชบัญญัติ? ไม่ -\u003e หยิบใส่ตะกร้า / รายการ "สักวัน" ใช่ -\u003e รายการถัดไป ขั้นตอนเดียว? ไม่ -\u003e ไปยังโครงการ ใช่ -\u003e จุดต่อไป เกินสองนาที? ไม่ -\u003e ทำ! ใช่ -\u003e จุดต่อไป สำหรับฉัน? ไม่ -\u003e รอจนกว่า ... ใช่ -\u003e รายการถัดไป ตามวันที่กำหนด? ไม่ -\u003e เพิ่มการดำเนินการต่อไปนี้ใช่ -\u003e ในปฏิทิน

มันง่ายกว่าที่คิดฉันสัญญา!

คุณจัดการรายการใหม่ในกล่องจดหมายของคุณโดยถามคำถามกับตัวเองเป็นชุด:

การกระทำนี้หรือไม่

เป็นขั้นตอนเดียวหรือไม่?

จะใช้เวลานานกว่า 2 นาทีหรือไม่?

ฉันควรทำเช่นนี้หรือจะมอบหมายให้คนอื่นได้หรือไม่?

ฉันจำเป็นต้องทำสิ่งนี้ในวันที่หรือเวลาที่กำหนดหรือไม่?

นั่นคือทั้งหมด คำตอบของคุณเป็นตัวกำหนดว่ารายการของคุณจะถูกเพิ่มเข้าไป หากยังไม่ได้เพิ่มลงในรายการให้ดำเนินการทันทีเลื่อนออกไปหรือลบออก

การกระทำนี้หรือไม่

ซึ่งหมายความว่าคุณต้องทำบางอย่างเพื่อลบข้อมูลออกจากรายการหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณควรย้ายไปยังที่ใดที่หนึ่งในสามแห่ง ได้แก่ ตะกร้าลิงก์หรือรายการ "สักวันหนึ่ง" สิ่งของที่คุณไม่ต้องการความสนใจให้ไปที่ถังขยะ

สิ่งที่เป็นประโยชน์หรือเป็นข้อมูล แต่ไม่ต้องดำเนินการใด ๆ (เช่นสูตรอาหารที่คุณต้องการเก็บไว้หรือบทความที่ให้ข้อมูลที่คุณอาจต้องใช้ในหนึ่งวัน) ควรส่งไปยังที่ที่เหมาะสมเป็นลิงค์

ในที่สุดหากสักวันหนึ่งอาจต้องมีการดำเนินการ แต่ไม่ใช่ตอนนี้สิ่งนั้นจะถูกเพิ่มเข้าไปใน "สักวันหนึ่ง สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่คุณต้องการจำ แต่ไม่ควรทำให้รายการถัดไปที่ต้องทำของคุณรก สิ่งต่างๆเช่น "เรียนภาษาญี่ปุ่น" หรือ "เขียนหนังสือ" มีอยู่ที่นี่

ทำมากกว่าหนึ่งขั้นตอนหรือไม่

ใน GTD“ โครงการ"คืออะไรก็ตามที่ต้องมีการกระทำมากกว่าหนึ่งอย่าง เมื่อรายการของคุณ " กล่องจดหมาย"ประกอบด้วยงานที่เกี่ยวข้องหลายอย่างสร้างไฟล์ โครงการ เพื่อจัดการพวกเขา เพิ่มชื่อโปรเจ็กต์เป็นไอเท็มในรายการโปรเจ็กต์ของคุณและเลือกไอเท็มการดำเนินการหนึ่งรายการจากรายการนั้นเพื่อเพิ่มในรายการแอ็คชันถัดไปของคุณ

ใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะเสร็จสมบูรณ์?

หากบางอย่างสามารถทำได้ภายใน 2 นาทีหรือน้อยกว่านั้นคุณควรทำทันที แนวคิดก็คือถ้าใช้เวลาน้อยจะง่ายกว่าการมอบหมายหรือเลื่อน การส่งอีเมลที่เป็นประโยชน์ไปยังเพื่อนร่วมงานหรือส่งข้อความเกี่ยวกับแมวแสนสนุกถึงแม่ของคุณก็ทำได้ดี

หากใช้เวลานานกว่า 2 นาทีคุณควรตรวจสอบว่าคุณสามารถทำเองได้หรือไม่หรือควรส่งต่อให้คนอื่น

คนอื่นสามารถทำเช่นนี้ได้หรือไม่?

หากคุณสามารถมอบหมายสิ่งของให้คนอื่นได้ง่ายๆให้ทำเช่นนั้น หากต้องการสร้างการแจ้งเตือนเพื่อดำเนินการนี้ในภายหลังคุณควรเพิ่มรายการในรายการรอ…. สิ่งที่คุณสามารถเพิ่มในรายการรอของคุณ ได้แก่ สิ่งที่ถูกบล็อกไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม - คุณต้องตอบกลับอีเมลที่คุณส่งก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้หรือคุณกำลังรอการจัดส่ง ทำเครื่องหมายวันที่ที่เพิ่มรายการลงในรายการนี้เสมอเพื่อให้คุณสามารถติดตามเวลาได้

หากคุณไม่สามารถมอบสิทธิ์บางอย่างได้คุณจำเป็นต้องเพิ่มสิ่งนั้นลงในปฏิทินของคุณหรือในรายการการดำเนินการถัดไปของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับแท็กบริบท

ฉันจำเป็นต้องทำสิ่งนี้ในวันที่หรือเวลาที่กำหนดหรือไม่?

หากบางสิ่งมีวันที่หรือเวลาที่เฉพาะเจาะจงคุณต้องเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆเช่นการนัดหมายทำฟันการนัดหมายและเที่ยวบิน อย่าใส่สิ่งที่คุณต้องการทำให้เสร็จในวันใดวันหนึ่งเฉพาะสิ่งที่ต้องทำ ด้วยเหตุนี้ปฏิทินของคุณจะไม่มีความยุ่งเหยิงทำให้มีประโยชน์มากขึ้น

หากมีบางสิ่งที่ต้องการให้คุณดำเนินการ แต่ไม่มีวันที่ที่ระบุคุณควรเพิ่มลงในรายการการดำเนินการถัดไป ประกอบด้วยการดำเนินการที่ต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุด ทุกอย่างในรายการนี้ควรเป็นการกระทำที่มองเห็นได้จริง - "ส่งอีเมลถึงจอห์นเพื่อสั่งสถานที่จัดงานเลี้ยง" แทนที่จะเป็น "วางแผนงานเลี้ยง" นี่คือกฎที่สำคัญที่สุดใน GTD.

การติดป้ายกำกับบางสิ่งเป็นการกระทำทางกายภาพที่มองเห็นได้ช่วยลดอุปสรรคในการเริ่มงาน ในแง่ของความพยายามทางจิตใจการ“ โทรหาเจนนิเฟอร์เพื่อจองพี่เลี้ยงเด็กในคืนวันพฤหัสบดี” นั้นง่ายกว่าการ“ นัดคนเลี้ยง” แม้ว่าในทางเทคนิคแล้วมันก็เหมือนกัน

ตามหลักการแล้วคุณควรเพิ่มแท็กบริบทให้กับรายการในรายการการดำเนินการถัดไปของคุณ แท็กบริบทจะบอกคุณว่าคุณควรอยู่ที่ไหนเครื่องมืออะไรที่คุณต้องการและ / หรือใครที่คุณต้องทำงานให้สำเร็จ ตัวอย่างของแท็กบริบท ได้แก่ "ซื้อของ" "ที่ทำงาน" "กับเด็ก ๆ " "โทรศัพท์" หรือ "คอมพิวเตอร์" บริบทอื่น ๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ ได้แก่ เวลาที่คุณมีพลังงานที่คุณมีหรือลำดับความสำคัญ

หากคุณสามารถดูรายการการดำเนินการถัดไปที่จัดเรียงตามบริบทคุณสามารถตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำ“ ที่ทำงาน” หรือ“ ในร้าน” ได้อย่างง่ายดาย

การสะท้อนกลับ - ภาพรวมรายสัปดาห์

มีความจำเป็นที่คุณจะต้องทำการตรวจสอบทุกอย่างทุกสัปดาห์ในแต่ละรายการของคุณ ในหนังสือของเขา David Allen กล่าวว่าการทบทวนรายสัปดาห์เป็น "ปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญ" ทำไม? เป็นเรื่องง่าย: ยิ่งคุณปล่อยให้สิ่งต่างๆในกล่องจดหมายสะสมนานเท่าไหร่ก็จะยิ่งจัดการกับมันได้ยากขึ้นเท่านั้น การประมวลผลข้อความขาเข้าเพียง 15 ข้อความนั้นง่ายกว่าการประมวลผล 50 หรือ 500!

การทำงานกับรายการของคุณเป็นประจำคือสิ่งที่ช่วยให้ระบบขึ้นหรือลง ถ้าคุณไม่ทำทุกอย่างก็เริ่มรั่วไหล คุณลืมเพิ่มบางสิ่งลงในรายการการดำเนินการถัดไปหรือลืมลบสิ่งที่ไม่ควรอยู่ในรายการอีกต่อไป

สิ่งที่คุณควรตรวจสอบทุกครั้งมีดังนี้

• แต่ละโครงการต้องมีการดำเนินการดังต่อไปนี้

ทุกสิ่งในรายการการกระทำต่อไปของคุณควรเป็นสิ่งที่คุณต้องการทำในสัปดาห์หน้า ถ้าไม่ย้ายไปที่รายการของคุณในบางครั้งหรือลบทิ้งทั้งหมด!

เป็นไปได้ว่าสักวันหนึ่งบางสิ่งในรายการของคุณจะย้ายไปที่รายการการดำเนินการถัดไปของคุณ ไชโย!

คะแนนโบนัส ในขณะที่คุณเรียกดูคุณยังสามารถใช้ "รายการทริกเกอร์" เพื่อช่วยให้คุณจำลูปที่เปิดอยู่ซึ่งคุณอาจลืมเพิ่มลงในกล่องจดหมายของคุณ รายการทริกเกอร์เป็นเพียงรายการคำที่กระตุ้นให้คุณจำสิ่งต่างๆ คุณสามารถตั้งค่ารายการเช่นนี้สำหรับงาน: "เจ้านาย, เพื่อนร่วมงาน, โครงการที่ไม่สมบูรณ์, คนที่รอคำตอบของฉัน ... ", สำหรับบ้าน: "การบ้าน, สัตว์เลี้ยง, เด็ก, คู่หู .. " สำหรับวิชาที่คุณกำลังเรียนอยู่หรือสำหรับ งานอดิเรก.

ถึงเวลาบรรลุเป้าหมายแล้ว!

วุ้ย ระบบของคุณดีกล่องจดหมายของคุณสะดวกสบายขึ้นและคุณเริ่มทำสิ่งต่างๆในรายการของคุณอย่างมืออาชีพ สุดยอด!

รู้สึกอุ่นใจที่คุณได้รับจากการสร้างระบบที่ช่วยให้คุณมั่นใจ 100% ในการดำเนินการตามแผน

ระบบ GTD ของ David Allen เป็นที่คุ้นเคยสำหรับผู้ชื่นชอบเทคนิคการเพิ่มผลผลิตส่วนบุคคล ตัวฉันเองได้เริ่มนำไปใช้ในชีวิตของฉันและได้รับผลลัพธ์ที่ดีแล้วดังนั้นฉันจะมุ่งเน้นไปที่หัวข้อนี้ในวันนี้ บทความนี้จะพูดถึงประเด็นหลักของ GTD ซึ่งในทางปฏิบัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลในธุรกิจใด ๆ ได้อย่างแน่นอนทั้งในชีวิตประจำวันและในด้านกิจกรรมระดับมืออาชีพ

ระบบ GTD: นำเคสไปสู่ความสำเร็จ

หนังสือเรื่อง Getting Things Done หรือ GTD ของ David Allen แปลสั้น ๆ เป็นภาษารัสเซียว่า "Getting Things Done" นี่คือจุดรวมของวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพนี้: แอปพลิเคชันช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบกระบวนการทำงานของวิสัยทัศน์ของงานทั้งหมดโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างการควบคุม

• เพื่ออะไร? การปลดปล่อยทรัพยากรของสติจากการจดจำเป้าหมายงานและข้อกำหนดทั่วไปช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานปัจจุบันอย่างเต็มที่และดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด
• อย่างไร? เพียงแค่ใช้หลักการพื้นฐานในการปฏิบัติซึ่งฉันจะเปิดเผยเล็กน้อยด้านล่างและมอบความไว้วางใจเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในปัจจุบันให้กับสื่อภายนอกต่างๆ (ไดอารี่ผู้จัดงานแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์พกพา ฯลฯ )

GTD ทำงานอย่างไร

ระบบ GTD ขึ้นอยู่กับโครงสร้างเชิงตรรกะสามแบบ:

1. รูปแบบการทบทวนการทำงานหกระดับ
2. รูปแบบการควบคุมกระบวนการสารสนเทศ
3. วิธีการวางแผนธรรมชาติ

การตรวจสอบประสิทธิภาพ GTD รุ่นหกชั้นซึ่งเป็นห่วงโซ่ตรรกะตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายระดับโลกไปจนถึงกิจกรรมประจำวันและให้ภาพที่ชัดเจนว่าเราอยู่ที่ใดซึ่งสัมพันธ์กับเป้าหมายหลักนี้ ขอแนะนำให้วิเคราะห์พีระมิดลำดับชั้นดังกล่าวเป็นประจำทุกสัปดาห์ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญใช้ข้อมูลที่มีอยู่ระบุงานเร่งด่วนและดำเนินการได้อย่างอิสระหรือโดยมอบหมายให้ผู้อื่น กระบวนการนี้ได้รับความช่วยเหลือจากการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะสม

1. เป้าหมายหลัก (ขนาดใหญ่ชีวิต);
2. มุมมองเป็นเวลาหลายปีข้างหน้า (ส่วนใหญ่มักจะ 3 ถึง 5 ปี);
3. แผนสำหรับปีต่อ ๆ ไป
4. ขอบเขตหน้าที่;
5. โครงการ (ตามแผนและต่อเนื่อง);
6. กิจกรรมประจำวันที่เฉพาะเจาะจง

รูปแบบการจัดการกระบวนการข้อมูล GTDเช่น การดำเนินการทั้งหมดเพื่อแก้ไขและจัดการข้อมูลการดำเนินงาน

1. การตรึงการรวบรวมข้อมูลที่เข้ามา
2. การประมวลผลข้อมูลที่ได้รับในบริบทของความสำคัญความเกี่ยวข้องและการบังคับใช้
3. การจัดกระบวนการทำงานในโครงการงาน
4. การแก้ไขและควบคุมตามแผน
5. การดำเนินการเฉพาะ

วิธีการวางแผน GTD ตามธรรมชาติช่วยให้คุณดำเนินการตามแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วโดยใช้ระบบการแจ้งเตือนจากภายนอก แบบจำลองนี้ช่วยให้คุณสามารถโยนข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไปจากหัวของคุณและมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการที่จำเป็นและบทบาทของผู้จัดงานจะถูกมอบหมายให้กับปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ไดอารี่แบบดั้งเดิมและรายการสิ่งที่ต้องทำ ฉันสามารถพูดได้จากมุมมองของประสบการณ์ของฉันว่าสิ่งที่เหลืออยู่คือการดำเนินการตามที่วางแผนไว้ซึ่งอำนวยความสะดวกด้วยการดูผลผลิตประจำวันของคุณอย่างแท้จริงและปฏิเสธที่จะวางแผนงานมากเกินไปรวมทั้งจัดสรรเวลาที่วางแผนไว้สำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน! ไม่กี่นาทีในตอนเช้าและตอนเย็นจะช่วยให้คุณจัดระเบียบชีวิตที่มีประสิทธิผลอย่างแท้จริง

1. นิยามและ ;
2. การกำหนดผลลัพธ์ที่สำเร็จและตามแผน
3. ระดมความคิด;
4. องค์กรของการดำเนินการตามแผน
5. การกำหนดขั้นตอนต่อไปการดำเนินการในบริบทของเป้าหมายและแผนที่มีอยู่

ระบบ GTD ของ David Allen: หลักการพื้นฐาน

1. 1. การรวบรวมข้อมูล ในยุคของเราเทคโนโลยีและอุปกรณ์ต่างๆมักถูกผลิตขึ้นบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (กล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์อุปกรณ์พกพาแล็ปท็อปคอมพิวเตอร์) แม้ว่าบางคนจะใช้สมุดบันทึกและอุปกรณ์จัดงานแบบกระดาษธรรมดา
   2. การประมวลผลข้อมูล ในระบบของ David Allen เป็นไปตามรูปแบบที่แน่นอน คำถามถูกถาม: สิ่งที่สามารถทำได้เหรอ? หากคำตอบคือ "ไม่มีอะไร" ข้อมูลจะถูกลบหรือส่งไปยังที่เก็บถาวรจนกว่าจะถึงเวลาที่ดีขึ้น คุณสามารถใส่ไว้ในรายการ "ทำสักวัน" หรือสิ่งที่คล้ายกัน หากคำตอบของคำถามสามารถแสดงเป็น“ มันทำได้ / ควรทำ"แล้วก็ถามอีกคำถาม: กับ มันจะใช้เวลานานเท่าไหร่?ถ้าไม่กี่นาที - เราทำทันทีถ้ามากกว่านั้นเราจะวางแผนจัดลำดับความสำคัญตามความสำคัญและเร่งด่วน หากเป็นหัวข้อทั่วโลกเราจะอ้างถึงคำจำกัดความของงานหลายระดับในหัวข้อเฉพาะ
   3. องค์กรของกิจการ ในระบบ gtd จะทำผ่านรายการ อันดับแรกคือ รายการสิ่งที่ต้องทำ ด้วยการกำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาสำหรับการนำไปใช้งาน ประการที่สองนี้ รายการโครงการ แยกย่อยออกเป็นขั้นตอนเฉพาะซึ่งเป็นไปได้หลังจากคำถามง่ายๆ: ฉันควรทำอย่างไรเพื่อสิ่งนี้? ตัวอย่าง: มีงานที่ต้องเขียนหนังสือประวัติศาสตร์โดยอิงจากการต่อสู้ที่กรุนวาลด์ในปีค. ศ. 1410 คำถามถูกถามว่า ต้องทำอย่างไร สำหรับการเขียนมัน? คำตอบที่เป็นไปได้: การรวบรวมเนื้อหาทางประวัติศาสตร์ในหัวข้อการวางแผนการสร้างแผนบทการเขียนร่างการแก้ไขข้อความการตรวจการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนการเตรียมภาพประกอบ จากนั้นในจุดแรกเราได้คำตอบที่คล้ายกัน: ฉันควรทำอย่างไรเพื่อรวบรวมเนื้อหาในหัวข้อ? คำตอบที่เป็นไปได้: ค้นหาข้อมูลในห้องสมุดเว็บไซต์อินเทอร์เน็ตในบทความนิตยสารเกี่ยวกับหัวข้อทางประวัติศาสตร์ เรายังตอบคำถามนี้ในประเด็นอื่น ๆ ทั้งหมด เมื่อวางแผนขั้นตอนด้วยวิธีนี้แม้จะมีการวางแผนหลายระดับก็ยากที่จะพลาดบางสิ่งซึ่งหมายความว่าปัญหาจะแก้ไขได้ ประการที่สามก็คือ peep pegs... ต้องมีการวิเคราะห์ความเกี่ยวข้องและความสำคัญอย่างต่อเนื่อง กรณีที่รอการตัดบัญชีสามารถย้ายไปที่รายการสิ่งที่ต้องทำหรือลบออกได้หากเป็นกรณีที่ล้าสมัย ไอเดียและสิ่งที่ต้องทำ ในส่วนที่ฉันจะทำในสักวันหนึ่งคุณต้องตรวจสอบเป็นระยะ ในกรณีนี้คำถามจะช่วยได้: ฉันต้องการมันจริงๆหรือ? เครื่องร่อนต่างๆมีประโยชน์มากในการจัดระเบียบงานดังกล่าวด้วยข้อมูล มีคนใช้สมุดไดอารี่และบางคนใช้อุปกรณ์จัดระเบียบอิเล็กทรอนิกส์และการจัดระเบียบเอกสารโครงการที่ถูกต้องโดยใช้โฟลเดอร์มีความสำคัญอย่างยิ่ง อีกครั้งบางคนชอบโฟลเดอร์กระดาษ (พลาสติก) และบางคนใช้โฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์โดยเรียงตามตัวอักษรหรือตามวันที่ David Allen ผู้เขียนระบบ GTD สอนให้คุณจัดระเบียบเอกสารตามหลักการ 43 โฟลเดอร์ฉันเปลี่ยนชื่อเป็น " 43 แผ่น»: 12 แผ่นใช้สำหรับการวางแผนระยะยาวในแต่ละเดือนและ 31 แผ่นสำหรับการวางแผนรายวันพอข้ามวันก็วิเคราะห์ทุกกรณี รายการที่ไม่ได้รับการบรรจุจะถูกส่งต่อไปยังวันถัดไปและแผ่นงานการวางแผนสำหรับวันสุดท้ายนี้จะถูกลบทิ้ง วางกระดาษเปล่าไว้ที่ส่วนท้าย นั่นคือเรามี 31 แผ่นในแต่ละวัน
   4. การแก้ไขข้อมูลทั้งหมด เดวิดอัลเลนแนะนำให้ทบทวนงานที่เสร็จสมบูรณ์ทุกวันเพื่อปรับแผน หากไม่มีรายการนี้การรวบรวมรายการและการวางแผนการดำเนินการเพิ่มเติมจะไม่ได้ผลเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันหรือการเลื่อนซ้ำ ๆ ในภายหลังอาจทำให้ระบบการวางแผนผิดเพี้ยนไปอย่างมีนัยสำคัญหรือผิดพลาดซึ่งหมายความว่าจะถูกเลื่อนออกไป
   5. การดำเนินการเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมาย เมื่อทุกอย่างถูกนำมาพิจารณาและเตรียมพร้อมสิ่งที่เหลืออยู่คือการลงมือทำ จำเป็นต้องเลือกงานเฉพาะและดูการดำเนินการที่เป็นไปได้สำหรับการนำไปใช้งานแล้วลงมือทำเท่านั้น!

เพื่อนของฉันใช้ระบบนี้ในชีวิตของเขาและเขาชอบผลลัพธ์ จริง. เขาเองก็ยอมรับว่าบางครั้งมันก็ทำให้มีงานมากมายในแต่ละวัน ลัทธิสูงสุดดังกล่าวนำไปสู่ความจริงที่ว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นเลยหากการดำเนินการตามแผนครั้งแรกล้มเหลวด้วยเหตุผลบางประการ คำแนะนำ: รู้ว่าเมื่อไรควรหยุดวางแผน! จากนั้นทุกอย่างจะได้ผลและคนรอบข้างจะประหลาดใจกับประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่เพิ่มขึ้นของคุณ

ฉันจะขอบคุณสำหรับการโพสต์บทความใหม่บนเครือข่ายสังคม!

นั่นคือเหตุผลที่ในวิธี GTD การรวบรวมและการจดบันทึกข้อมูลจึงเป็นอันดับแรก นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องเก็บสมุดบันทึกวิเศษของคุณไว้ด้วยศักยภาพทางปัญญาติดตัวไปทุกที่และทุกเวลา

2. การจัดตำแหน่งของกรณีที่ได้รับมอบหมาย

ในงานที่ทำอยู่เราถามคำถาม:

1. งานนี้สำคัญอย่างไร?
2. งานนี้จะใช้เวลานานแค่ไหน?
3. ต้องทำให้เสร็จตรงเวลาหรือทำได้ทุกเมื่อ?

นอกจากนี้วิธี GTD ยังให้คำจำกัดความของขั้นตอนที่ชัดเจนในข้อ 2 เพื่อดำเนินการกรณีเฉพาะ ตัวอย่างเช่นในรายการของคุณหมายเหตุ: สร้างแผนธุรกิจสำหรับโครงการใหม่ จากนั้นเพื่อให้งานนี้เสร็จสมบูรณ์คุณต้องแยกย่อยออกเป็นงานย่อยที่เกี่ยวข้องกัน

หากงานคือการจัดทำแผนธุรกิจธุรกิจนั้นมักจะมีงานจำนวนมาก และทุกครั้งที่คุณดูเครื่องหมายนี้ในรายการคุณต้องการเลื่อนซ้ำแล้วซ้ำอีก ปัญหาคือสมองของคุณรับรู้งานนี้โดยไม่เจาะจง ด้วยเหตุนี้คุณต้องแบ่งงานนี้ออกเป็นหลาย ๆ งานที่เล็กกว่า:

1. ค้นหาตัวอย่างแผนธุรกิจออนไลน์
2. ดูเนื้อหาทำความคุ้นเคยและเข้าใจสาระสำคัญ
3. สร้างตัวอย่างที่คล้ายกันสำหรับโครงการของคุณ
4. ทำสเก็ตช์
5. เปลี่ยนแปลงปรับปรุง ฯลฯ

ทำไมถึงง่ายกว่านี้เพราะสมองของเราชอบที่จะวางแผนและแบ่งงานใหญ่ ๆ ให้เล็กลง ยิ่งไปกว่านั้นสิ่งนี้เกิดขึ้นตลอดเวลา สมมติว่าคุณต้องการไปร้านอาหาร สมองของคุณเริ่มคิด (วางแผน) เป็นระยะ:

• คุณต้องการอาหารประเภทใด
• คนรู้จักเรียกอะไร;
• ควรไปกี่โมง
• อากาศจะเป็นอย่างไรและใส่แบบไหนดี ...

ดังนั้นสมองจึงแบ่งงานนี้ออกเป็นงานย่อยและโดยไม่ต้องทำงานมากก็จะแก้ปัญหาทุกอย่างเป็นขั้นตอน และในสิ่งที่ยากขึ้นและน่ารื่นรมย์สมองของคุณต้องการความช่วยเหลือจากคุณ

3. การจัดระเบียบกรณี

จุดที่สามของวิธี GTD คือการจัดระเบียบกรณี:

• ตามความสำคัญ;
• ความเร่งด่วน;
• และตามจำนวนขั้นตอนที่ดำเนินการ

ในการดำเนินการนี้คุณต้องสร้างหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยหลาย ๆ หมวดหมู่หลังจากนั้นให้แจกจ่ายกรณีต่างๆตามพวกเขา

ตัวอย่าง 1. ในหนึ่งเดือนคุณมีการพบปะกับอดีตเพื่อนที่ทำงาน คุณต้องการพบกับเขา แต่คุณไม่รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในช่วงเวลานี้คุณจะอยู่ที่ไหน ฯลฯ งานนี้สามารถเพิ่มลงในหมวดหมู่ย่อย№1ได้อย่างปลอดภัย ตั้งการแจ้งเตือนใน Google ปฏิทินเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์จากนั้นแก้ไขปัญหานี้

ตัวอย่าง 2.คุณมีความปรารถนา - ที่จะเรียนรู้โดยพื้นฐานแล้วสิ่งนี้มีไว้เพื่อและสามารถทำได้เมื่อมีเวลา งานนี้สามารถเพิ่มลงในหมวดหมู่ย่อย # 2 ได้นั่นคือเป็นที่พึงปรารถนาที่จะทำ

- ประเภทที่สองคือเรื่องสำคัญ เราประมาณเวลาโดยประมาณที่จะใช้ในเรื่องนี้ หากใช้เวลาน้อยกว่า 3 นาที (อ่านบทความสั้น ๆ ตอบกลับอีเมล ... ) ต้องดำเนินการทันทีก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนลงที่ใดที่หนึ่ง

หลังจากนั้นแบ่งประเภทที่ 2 ออกเป็นหมวดหมู่ย่อย ตัวอย่างเช่น 1 คือโครงการ 2 เป็นเรื่องส่วนตัว 3 - ธุรกิจ ... แบ่งกิจการของคุณออกเป็นหมวดหมู่และหากมีคำถามที่ต้องได้รับการแก้ไขในช่วงเวลาหนึ่งให้ระบุเวลานี้ถัดจากนั้น

4. ดูและอัปเดต

ในระบบ GTD รายการ # 4 มีความสำคัญมากเช่นกัน ดูรายการของคุณ 1-2 ครั้งต่อสัปดาห์ สิ่งนี้ทำเพื่อเพิ่มใหม่ลบสิ่งที่ทำไปแล้วหรือลบกรณีและปัญหาที่สูญเสียความเกี่ยวข้อง

หลายคนที่ใช้ระบบ GTD ละเลยจุดนี้ และนี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เนื่องจากพื้นฐานของผลผลิตคือความถูกต้องและความตระหนัก หากรายการของคุณแย่มากคุณจะไม่มีความปรารถนาที่จะกลับไปที่นั่นและคุณจะละทิ้งความพยายามของคุณ

5. ทำ

ทำธุรกิจของคุณตามความเร่งด่วนความสำคัญอารมณ์และแรงจูงใจของคุณ ต้องฝึกฝนและมีวินัยในการนำ GTD มาใช้ในชีวิตของคุณ

มันคุ้มค่าเพราะการใช้ชุดเครื่องมือ GTD คุณจะติดตามพัฒนาและรู้สึกเติมเต็ม!

ความคิดที่สำคัญ

• GTD เป็นสิ่งที่ซับซ้อนที่ต้องมีการปรับตัวเป็นเวลานาน
• อย่างไรก็ตามหลายคนพบว่าระบบนี้มีประโยชน์หลายคนยังเสนอเวอร์ชันที่ปรับปรุงใหม่ของตนเอง
• เดวิดอัลเลนสัญญาว่าจะขยายแนวคิดของระบบในหนังสือเล่มใหม่โดยมุ่งเน้นไปที่การทำงานและชีวิตที่กลมกลืนกัน

เบื้องหลังของ GTD: ทำไมแฟนระบบหลายพันคนจึงมองหาข้อมูลเพิ่มเติม

ในหนังสือยักษ์ใหญ่ Amazon.com หนังสือเล่มเดียวกันติดอันดับหนึ่งในด้านการผลิต (มีมากกว่า 170,000 ชื่อเรื่อง) และการจัดการเวลา (มากกว่า 70,000 ชื่อ) หนังสือเล่มนี้มีชื่อว่า Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity เขียนโดย David Allen ซูเปอร์แมน TM ที่อ่อนโยนซึ่งวางตัวเป็นที่ปรึกษาด้านการจัดการชาวแคลิฟอร์เนีย ตีพิมพ์ครั้งแรกในปี 2544 คู่มือ 350 หน้าของ Allen สร้างบทวิจารณ์ไม่รู้จบเป็นหนังสือขายดีระดับนานาชาติเป็นเวลา 7 ปีและยังคงอยู่ในหนังสือธุรกิจ 20 อันดับแรกของ Wall Street Journal
การทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ (หรือ GTD - คำย่อของชื่อภาษาอังกฤษ) ไม่ได้เป็นเพียงหนังสือเล่มอื่นเกี่ยวกับทฤษฎีการคิดทางธุรกิจ ระบบการจัดการเวลาของ Allen ได้รับการปรับให้เข้ากับข้อกำหนดของยุคข้อมูลซึ่งดึงดูดความสนใจของคนงานไอทีและสร้างกลุ่มผู้ติดตามที่อยู่รอบตัวโดยใช้คำแนะนำของ Allen กับกระบวนการชีวิตทั้งหมด

หลักการพื้นฐานของ GTE คือการถ่ายโอนภาระหน้าที่ข้อมูลสำคัญทั้งหมดจากหัวของคุณไปยังระบบที่คุณเชื่อถือ ผลก็คือตามที่อัลเลนสัญญาไว้คุณจะลดความเครียดได้เกือบจะทันทีและทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้น เหตุใดระบบที่เรียบง่ายดังกล่าวจึงส่งเสียงดังมาก ตามที่แฟน ๆ จำนวนมากอัลเลนให้คำแนะนำแก่คนยากจนจมอยู่กับอีเมลมากมายดิ้นรนกับข้อมูลที่มากเกินไปเน้นย้ำกับการพยายามติดตามเส้นตายและภาระหน้าที่ที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ

แฟน ๆ ของระบบเป็นพลังที่ต้องคำนึงถึง Google ส่งคืนการแข่งขัน GTD มากกว่าหกล้านรายการและได้สร้างแรงบันดาลใจให้กับบล็อกการเพิ่มผลผลิตส่วนบุคคลยอดนิยมมากมายสร้างอุตสาหกรรมล่ามกูรูและมือสมัครเล่น ดังที่ Harry Wolf of Wired กล่าวว่า "อัลเลนได้รื้อฟื้นประเพณีการช่วยเหลือตัวเองในยุคข้อมูลข่าวสาร" อย่างไรก็ตามในขณะที่บล็อกเกอร์บางคนกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติตามจดหมาย GTD แต่คนอื่น ๆ ก็มีส่วนร่วมในการสนทนาออนไลน์เกี่ยวกับวิธีปรับเปลี่ยนระบบ GTD ให้เหมาะกับความต้องการส่วนบุคคลของพวกเขา

นี่เป็นสัญญาณว่า GTE กำลังสูญเสียผู้ใช้หรือเป็นปัญหาที่ผู้คนพยายามใช้ระบบในทางที่ผิด? “ คุณไม่สามารถให้สูตรสำเร็จรูปขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคนได้” อัลเลนกล่าว“ ผู้คนต้องออกแบบระบบของตัวเองให้เหมาะกับเคสของพวกเขา” อัลเลนเชื่อว่า GTD ช่วยแก้ปัญหาของคนที่ยุ่งส่วนใหญ่ที่ไม่รู้ว่าพวกเขาควรปลดปล่อยข้อมูลส่วนเกินออกไป

GTD: ปฏิวัติจากล่างขึ้นบน

ซึ่งแตกต่างจากวัฒนธรรมองค์กรระดับโลกที่ได้รับอิทธิพลอย่างสิ้นเชิงจากผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดเช่น Stephen Covey, Tom Peters และ Harry Hamel ซึ่งมุ่งเน้นไปที่วิสัยทัศน์ภารกิจและเป้าหมายระบบจากล่างขึ้นบนของ Allen สัญญาว่าจะลดความเครียดและเพิ่มผลผลิต ข้อมูลทุกส่วนที่สมองของเราพยายามติดตามคือการเติมเต็มความเครียด GTD ประกอบด้วยการรวบรวมและการประมวลผลของอนุภาคดังกล่าวทุกคำสัญญาทุกความคิดเก็บข้อมูลไว้ใน "ดัชนีบัตร" และช่วยให้คุณได้รับข้อมูลนั้นผ่านชุดการตรวจสอบกรณีต่างๆตามปกติ

การประมวลผลข้อมูลตามวิธีการของ Allen ไม่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบตนเองทางปรัชญาเพื่อพยายามพัฒนาพันธกิจและวิสัยทัศน์ระดับโลก รายการสิ่งที่ต้องทำตามบริบทหลายรายการให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีนำทางในวันทำงาน GTD เช่นเดียวกับคนอื่น ๆ ในขบวนการช่วยเหลือตนเอง Allen ได้เปลี่ยนอาชีพโดยเปลี่ยนเทคนิคที่ซับซ้อนให้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับโลกแห่งองค์กร การพบว่าคนงานสามารถทำให้จิตใจปลอดโปร่งได้โดยการทำให้จดหมายกล่องจดหมายและโต๊ะทำงานเป็นสิ่งที่ช่วยให้คนทั่วไปเข้าใจได้ง่ายขึ้น แฟน ๆ หลายคนของ Allen ตกตะลึงกับกล่องจดหมายที่ว่างเปล่าโต๊ะทำงานที่สะอาดและความสามารถในการควบคุมกองงานที่พวกเขาต้องจัดการ อย่างไรก็ตามในไม่ช้าการปรับปรุงก็เริ่มขึ้น
ผู้เสนอ GTD พบข้อบกพร่องในระบบและอินเทอร์เน็ตได้เปลี่ยนสถานที่ทำงานของเราและเพิ่มความวุ่นวายมากขึ้น นอกจากอีเมลแล้วตอนนี้เรายังมี Facebook, SMS, ช่องทางที่รวดเร็วและช่องทางการสื่อสารอีกมากมาย การตัดสินใจมีขึ้นไม่นานนักโดยชุมชนแฟนคลับทั่วโลกได้วางแผนขั้นตอนต่างๆเพื่อยกระดับระบบให้สูงขึ้น

ในขณะเดียวกัน Allen ก็ยุ่งอยู่กับการแจกจ่าย GTD เดียวกันกับที่อธิบายไว้ในปี 2544 เพื่อตอบสนองต่อคำวิจารณ์ที่อธิบายถึงข้อบกพร่องในวิธีการนี้ Allen กล่าวว่า GTD ไม่ได้เชื่อมโยงกับการนำไปใช้ทางเทคนิค “ GTD เป็นสิ่งที่อยู่เหนือกาลเวลาไม่สำคัญว่าผู้คนจะใช้เวลาอยู่กับคอมพิวเตอร์หรือไม่มีคอมพิวเตอร์เลย คนทั้งสองประเภทมีอยู่ในปี 2544 ทั้งสองประเภทยังคงอยู่ที่นั่น” เขากล่าว “ ช่องทางอินเทอร์เน็ตที่รวดเร็วเป็นเพียงลักษณะเชิงปริมาณไม่ใช่เชิงคุณภาพ GTD เกี่ยวกับการจัดการภาระหน้าที่ของคุณ
หนังสือเล่มใหม่ของ Allen เรื่อง Making It All Work ซึ่งวางจำหน่ายในปลายปี 2008 สัญญาว่าจะให้ความกระจ่างเกี่ยวกับรากฐานที่แท้จริงของการปกครองตนเอง: การควบคุมและมุมมอง สายไปหรือเปล่าที่ Allen ตัดสินใจหันหน้าเข้าหาผู้ใช้? สาวกข้ามกูรูไปแล้วหรือยัง?

ผู้ติดตาม GTD และการปรับปรุง GTD

ผู้ติดตาม GTE Marilyn Mann, Gina Trapani และ Leo Babauta ได้ปรับปรุงระบบการแสดงความคิดของ Allen ให้ดีขึ้นโดยเปลี่ยนเป็นระบบทางเทคนิคที่ชาญฉลาดมากขึ้นและ Zen มากขึ้น ดังนั้นพวกเขาจึงดึงดูดความสนใจของสาธารณชนทางอินเทอร์เน็ต

ในขณะที่ Allen แนะนำให้ใช้กระดาษโฟลเดอร์และตู้เก็บเอกสารในหนังสือไซต์ส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการไฟล์ข้อความไคลเอนต์อีเมล (เช่น Outlook หรือ Gmail) พีดีเอสมุดบันทึกกระดาษและแม้แต่การ์ดการจัดเก็บ โพสต์ที่น่าขบขันของ Marilyn Mann "Hipster PDA" (ผู้เขียนแนะนำให้ทำ "มือถือ" จากกระดาษโดยเชื่อมต่อการ์ดกระดาษแข็งกับคลิปหนีบกระดาษ) ตั้งแต่ปี 2004 ทำให้เกิดกระแสตอบรับอย่างบ้าคลั่งและทำให้บล็อก "43 Folders" ของเขากลายเป็นดาวเด่น ยังคงครองตำแหน่งที่มีเกียรติใน 100 อันดับแรกของ Technorati และมีผู้เข้าชมถึง 8 ล้านครั้งต่อปี

อย่างไรก็ตามแมนน์เป็นหนึ่งในผู้ใช้ GTD รุ่นแรก ๆ ตัวอย่างเช่นชื่อ "43 Folders" เป็นเครื่องบรรณาการให้กับระบบย่อย GTD ที่มีชื่อเดียวกัน ใช้โฟลเดอร์ 12 เดือนและ 31 วันเพื่อจัดหมวดหมู่งานวัสดุที่จะกลับไปในวันที่ระบุ ในบล็อกโพสต์ Mann ได้ปรับแต่งแนวทางปฏิบัติที่มุ่งเน้นธุรกิจของ Allen เพื่อให้เป็นประโยชน์กับ "นักพัฒนาโปรแกรมเมอร์และคนอื่น ๆ

ในปี 2004 Mann ชี้ให้เห็นว่าผู้เชี่ยวชาญมีขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างจากผู้ใช้ GTD ทั่วไปอย่างสิ้นเชิง ตัวอย่างเช่นแทบจะแยกกันไม่ออกจากแล็ปท็อปและเทคโนโลยีที่ขับเคลื่อนพวกเขา

ย้อนกลับไปในปี 2008 Priacta บริษัท ซอฟต์แวร์บริหารเวลาของอเมริกาได้เผยแพร่รายชื่อ GTD กว่า 100 รายการ หลายรายการฟรีส่วนราคาอื่น ๆ อยู่ระหว่าง $ 10 ถึง $ 350

แมทธิวโคเนลที่ปรึกษาด้านการผลิตส่วนบุคคลของแมสซาชูเซตส์เป็นหนึ่งในบล็อกเกอร์หลายคนที่สังเกตเห็นว่าเมื่อคุณรวบรวมข้อมูลเสร็จแล้ว (กระบวนการพื้นฐานใน GTD) คุณจะต้องเผชิญหน้ากับรายการสิ่งที่ต้องทำที่น่ากลัวโดยไม่มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำ ...

Mark Horst ผู้ประกอบการด้านไอทีในนิวยอร์กซึ่งเป็นผู้เขียนหนังสือ Bit Literacy ซึ่งเป็นผลงานส่วนตัวได้จุดชนวนให้เกิดการถกเถียงกันอย่างดุเดือดในหมู่ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาหลังจากอธิบายแนวทางของ Allen ว่าเป็น "การย้อนกลับไปสู่ยุคก่อนอินเทอร์เน็ตด้วยผังงาน ดัชนีการ์ดและสมุดบันทึก "

Horst แนะนำให้จัดการสิ่งต่างๆโดยใช้“ รายการสิ่งที่ต้องทำอย่างชาญฉลาด” ซึ่งจะสร้างรายการโดยใช้อีเมลและรายการลำดับความสำคัญจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ในทางกลับกัน Horst ถูกวิพากษ์วิจารณ์โดย Tim Ferris ผู้เขียนหนังสือขายดี The 4-Hour Work Week “ เคล็ดลับด้านเทคโนโลยีใน Bit Literacy มีการใช้งานน้อยกว่าและอายุการเก็บรักษาสั้นกว่าหลักการ GTD” Ferris กล่าวสรุป
หนังสือของ Ferris ส่งเสริมการจ้างงานให้กับนักแสดงที่มีค่าตอบแทนต่ำในประเทศกำลังพัฒนาเพื่อสร้างรายได้มากขึ้นสำหรับชีวิตที่หรูหรา หนังสือเล่มนี้ได้รับการวิพากษ์วิจารณ์ซ้ำแล้วซ้ำอีกถึงจริยธรรมที่น่าสงสัยโดยลืมไปว่าหนังสือเล่มนี้ให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับการบริหารเวลาและการจัดการข้อมูล

แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญบางคนจะไม่เห็นด้วยกับแนวทางของระบบ แต่ GTD ก็ยังคงเป็นหนึ่งในระบบการจัดการเวลาชั้นนำ สาวก GTD และนักข่าว ผู้พิทักษ์เบ็นแฮมเมอร์สลีย์กลายเป็นผู้ติดตามทันทีหลังจากที่เขาลองทำตามคำแนะนำของเดวิดอัลเลนในปี 2548 ตามที่เขากล่าวว่า "การทำสิ่งต่างๆให้เสร็จสิ้น" "นั้นใกล้เคียงกับลัทธิมากพอ ๆ กับรายการสิ่งที่ต้องทำ" แฮมเมอร์สลีย์กล่าวเสริมว่าสำหรับเขาโดยส่วนตัวแล้วความยากลำบากในการควบคุมระบบจะลดลงเมื่อเทียบกับการเปลี่ยนแปลงชีวิตของระบบ