GTD yöntemi veya başladığınız şeyi nasıl bitireceğiniz. GTD Metodolojisini Anlamak: Nedir ve GTD Planlama Nasıl Çalışır?

Hayatta ve iş hayatında verimliliğin bazı sırlarını açığa çıkaracağım ...

İşle nasıl başa çıkılacağına ve etkili bir şekilde yaşamaya nasıl başlayacağına dair küçük bir kopya kağıdı!

David Allen sizi kişisel olarak Moskova'da bir eğitime davet ediyor. Kitaplarının 2 milyondan fazla sattığını söylemeliyim!
Ve sistemi gerçekten çalışıyor!

GTD sistemini tanıdıktan sonra hayatınız aynı olmayacak!
David Allen'ın performansından çok etkilendiğimi hatırlıyorum!

Binlerce görev alıyoruz, yol boyunca günlük küçük şeyleri unutmamaya çalışıyoruz, genellikle hedefi unutuyoruz, ancak kaçınılmaz olarak yaklaşan son tarihleri \u200b\u200bhatırlıyoruz.

Bazen görev çığlığı korkusu beyni kelimenin tam anlamıyla felç eder ve ilgisizlik, erteleme, depresyon başlar. Böyle anlarda çalışmak yavaş hareket ediyor gibi görünüyor, fare imleci bile monitörde zar zor geziniyor.

Bu durum, özellikle bir geliştirme ekibi söz konusu olduğunda, bir takımda ne kadar çok insan çalışırsa o kadar tehlikelidir.

Konferansımıza davet etme fikri David Allen beklenmedikti, ancak tesadüfi değildi. İlk bakışta, GTD'nin kişisel konsepti, her geliştirici için ayrı ayrı ve bir bütün olarak geliştirme süreci için iyi tavsiyeler verir. Tabii ki GTD yöntemi, yazılım geliştirme süreci için Agile kadar "keskinleştirilmiş" değildir, ancak yine de onu tamamlayabilir veya ekibin Agile metodolojisine geçiş yolunda ilk adım olabilir. Bir programcı için GTD nedir?

Gelişimde GTD ilkelerinin uygulanmasını iki bloğa ayıralım: bireysel, bireysel bir kişi söz konusu olduğunda ve bir şirket veya bir grup geliştirici söz konusu olduğunda ekip. Genelde ilkeler aynıdır, ancak işçilerden veya ekip liderinden garantili sabotaj ve direnç olacağı için bunları ekipte uygulamak çok daha zordur.

Hiç kimse bir ada değildir

GTD yönteminin temellerinden biri, görevleri bir kişinin belleğinden harici bir kaynağa taşıma ilkesidir. Böylece, insan beyni önemsizden küresele kadar tüm planları akılda tutma endişesini bırakıyor ve şu anda gerçekten önemli olan görevlere ve bunların uygulanmasına odaklanmaya başlıyor. Birisi, GTD yönteminin kişisel alanı boşaltmak ve iş ile örneğin bir hobi veya aile arasında bir denge bulmak için etkili bir şekilde kullanılabileceğini söylüyor. Bununla birlikte, pratik bir geliştiricinin bakış açısından, GTD'ye her şeyden önce iş ve iş arasında bir denge sağlamak için ihtiyaç vardır.

Programcılar, sistem mimarları ve proje yöneticileri çeşitli öncelikler, görevler veya projeler çerçevesinde sürekli olarak yer alırlar. Çoğu zaman, koşullar bir görevin yürütülmesini engeller, bu nedenle hızlı bir şekilde yeniden inşa edebilmeniz gerekir. Projeden projeye böyle bir telaş, genellikle stres yaratır, ancak sevilmeyen işten kaynaklanan değil, fizyolojik ve duygusal bir fenomen olarak stres yaratır. Kaygı seviyesi ne kadar yüksekse, verilen görevlerle başa çıkmak o kadar zor olur. GTD'nin devreye girdiği yer burasıdır.

Yapılacaklar listesinde filtre belirleme

Her şeyden önce, tüm görevler arasından ana olanı seçerek sınırlar belirlemeniz gerekir. Asıl şeyi bırakarak, tüm küçük şeyleri kafanızda tuttuğunuz zamandan çok daha az çabayla zamanı ve enerjiyi serbest bırakır ve eylem için bir dürtü yaratırsınız. Bir rutin var, önemli projeler var, gelecek için planlar var. Aynı zamanda, listelenen kategorilerin tümü ana şeye sahiptir. Vurgulamak için birkaç adım izlemeniz gerekir:

başlatılan ancak tamamlanmayan görevleri seçin;

en önemli durumları seçin;

yapmak istemediğiniz ve her zaman ertelenen şeyleri seçin;

ev dahil rutin şeyleri seçin.

Kural olarak, ana ilk üç grupta bulunur. Buna göre, zahmetli ve bitmemiş işlere öncelik verilmelidir - İşleri Yaptırmak'ın tam çevirisi "işleri tamamlama" hiçbir şey için değildir.

İletişim düzenliyoruz

Bir serbest çalışan veya bir programcının uzaktan veya bir ekipte çalışıp çalışmadığı önemli değil, sürekli iletişim alanında: müşteri çağrıları, yönetim soruları, kullanıcılardan ve iş arkadaşlarından gelen talepler, SDK tedarikçilerinden gelen bilgilendirme mesajları vb. ...

E-postanızı her 5 dakikada bir kontrol etmeyi bırakın - gözünüzün ucuyla bakabileceğiniz açılır bildirimler ayarlayın. Postanızı klasörlere yerleştirin ve belirli bir anda güncellendikçe okuyun.

Tüm iletişimleri bağlama göre ayırın: Skype, mobil aramalar, sabit hatlı telefon, posta yoluyla iletişim, vb. ... Her kanal içinde iletişim için biraz zaman ayırın.

İş ve kişisel sohbetleri kontrol edin. Belki de, yeni çalışanınız size durmaksızın yazıyorsa veya eski bir meslektaşınız size aynı iş sorularını soruyorsa, onlara sorular hazırlamalarını, iletişim kurmak için zaman ayırmalı ve tüm zor noktaları netleştirmelisiniz.

Web tarayıcınıza bakın. Geliştiriciler genellikle forumlardaki veya özel sitelerdeki profil konularına bakarlar. Orada, mevcut görevle hiçbir ilgisi olmayan ilginç konular ve tartışmalar tarafından tuzağa düşürülürler. Tarayıcıdaki yer imlerini veya bağlantıların depolanması için özel yardımcı programları kullanarak gerçekten ilginç bir konuyu okumayı ertelemek daha iyidir (örneğin, bir mobil cihaza bir uygulama olarak yüklenebilen ve yer imlerini senkronize eden Cep eklentisi).

Tüm görevleri aciliyet ve önem etiketleri ile yazacağınız bir not defteri ve / veya uygulama oluşturun. İşletme yönetimi için GTD, zaman, bağlam (yer), eylem kavramlarını tanıtır. Görevlere uygun şekilde öncelik vermek için, örneğin Excel gibi basit bir filtre hayal edin. Her göreve bir zaman parametresi (saat veya günün saatine göre), yer (ev, iş, cadde, spor salonu, mağaza vb.) Atayın. Ve sonra görevleri yaklaşık olarak şu şekilde bölün: "teknik görev için yorum isteyin - iş - 14:00" veya "lastik servisini arayın - sokak - akşam". Windows'ta kendi amaçlarınız için kullanabileceğiniz görev zamanlayıcıdan Evernote, Rainlendar ve akıllı telefonunuzda dikkatlice yazılmış hatırlatıcılara kadar bu tür kayıtlar için birçok uygulama vardır.

Böyle bir listeye sahip olduğunuzdan emin olmak, endişenizi azaltacak ve her bir göreve odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Ayrıca, her türlü istihdamın geliştiricilerini de etkileyen daha küresel bir sorun var. Bugün, neredeyse her hafta geliştiriciler için yeni araçlar, kılavuzlar, yardımcı programlar yayınlanıyor, ara sıra çerçevelerin yeni sürümleri, yeni kitaplıklar ve hatta yeni programlama dilleri hakkında mesajlar alınıyor. Tüm bu bilgiler profesyonellerin aşırı ilgisini uyandırır ve hatta bazen onları cezbeder ve yeni bir şeyler denemelerini sağlar (basit bir mobil uygulama oluşturun, Brainfuck'a "Merhaba, dünya!" Yazın veya yeni bir açık kaynak projesi oluşturun). Tek bir çıkış yolu var: mevcut projeler, kısa vadeli ve uzun vadeli hedeflerle ilgili olarak çıkarları önemlerine göre dağıtmak. Bir göreve odaklanmak, size kişisel üretkenliği artırma, zamanı boşaltma ve yeni bilgiler öğrenmeye başlama fırsatı verir.

5 adımda optimizasyon

GTD yöntemi, yapılacaklar listesinde beş aşama tanımlar.

Bilgi toplanması.Tüm görevleri toplamanız gerekir - tüm rutin, bitmemiş, küresel meselelerinizi bir kalemle veya bir metin dosyasına alın ve yazın. Aynı zamanda, örneğin "Snegovik LLC için Hızlı Rapor'da bir rapor yaz" görevinin, dikkat gerektiren birkaç önemli ve alt görevi gizlediğini hatırlamak önemlidir: bir müşteriden gereksinimleri toplamak, bir teknik şartnameyi derlemek ve onaylamak, bir raporu test etmek için bir dizi veri talep etmek, vb. ... Kesinlikle tüm görevleri yazmak gerekir - biraz sonra onları gruplayacaksınız.
Sadece hafızada olan projelere değil, aynı zamanda bilgisayardakilere de dikkat edin - genellikle düşüncelerden daha az kaos yoktur. Kişisel belgeleri çalışanlardan ayırarak, dosyaları her projeye karşılık gelen klasörlere ayırmaya değer.

İşleme süreci.Bilgileri GTD tarafından önerilen şemaya göre işleyin: Eğer bir şey halihazırda yürütülüyorsa, işi sonuna kadar devam ettirmeniz gerekir, eğer bunu iki dakikadan daha kısa sürede yapabilirseniz, hemen yapın.

Klasik GTD işleme algoritması

Sizin için önemli bir proje üzerinde çalışma açısından, birkaç nüansı hesaba katmak önemlidir.

Acil olmayan görevleri erteleyin, örneğin mevcut işle ilgisi olmayan temel olmayan materyalleri çalışmak.

Mümkünse görevleri, örneğin meslektaşlarınıza veya serbest çalışanlara devredin. Hızlı ve verimli bir şekilde kod yazarsanız, ancak bir web sitesi, reklamcılık veya tasarımda çok iyi değilseniz, profesyonellere dönün. Kendi projeniz olsa bile, başka birinin kaliteli işine yatırım yapmak çabucak karşılığını alacaktır.

Hayır demeyi öğrenin. Bu belki de en zor becerilerden biridir: her zaman Windows çökmüş, koda bir hata giren, Android aygıt yazılımı gerektiren ve bir iPhone jailbreak için yalvaran düzinelerce tanıdık vardır. Bu küçük görevler zaman alıcıdır. İlişkinizi bozmak istemiyorsanız, Web'de mevcut birkaç kılavuz bulun ve acı çekenlere bağlantılar gönderin.

Listenin organizasyonu. İlk ikisini ve en zor aşamaları geçtikten sonra, görevlerle iş düzenlemek gerekir. Burada basit bir kural kullanabilirsiniz: zamanı haftalara ayırın, haftanın sonunda listeyi gözden geçirin ve yeni bir tane oluşturun. Tüm görevler son tarihlere ve önceliklere göre bölünmelidir. Görevleri yönetmek için, beğendiğiniz uygulamalardan herhangi birini kullanabilirsiniz: bunlar mobil OneNote ve Evernote, Asana, Redmine ve Google Takvim vb.

Bu aşamada asıl önemli olan mevcut veya birkaç projeyle çalışmaya çok dikkat etmektir. Bunun için işin tüm aşamalarını görsel yapı-harita şeklinde yansıtacak zihin haritalarını, proje boyunca ilerleyeceğiniz şekle göre kullanabilirsiniz. Zihin haritası oluşturmak için ilginç özelliklere sahip birçok ücretsiz ve ücretli uygulama var. Rahat, özgür ve rusça seviyoruz , tamamlanmamış bir haritanın gerçek olduğunu iddia etmeyen yaklaşık bir görünümünü oluşturduk:

Bölüm 1

Bölüm 2

Görevleri basit ve karmaşık olanlara bölmemelisiniz, her şeyi sırayla yapmanız gerekir, o zaman zaman rasyonel olarak dağıtılacaktır.

Yapılanların revizyonu. Bu aşamada, yapılanları işaretlemek, başarısızlıkların nedenlerini analiz etmek, bir sonraki aşama için bir plan oluşturmak (örneğin bir hafta) gereklidir.

Aslında eylem. Görevler, mevcut kaynaklar temelinde gerçekleştirilmelidir: çaba, zaman, tamamlanma yeri ve ayrıca belirlenen öncelik. Bir soruna hızlı bir çözüm bulmak için daha sonra ortaya çıkacak bir kaynağa sahip değilseniz, görevi daha iyi yürütmek için bir araç ortaya çıktığında ertelemeye çalışın. Örneğin, bir masaüstü uygulamasını sonlandırıyorsanız ve değişikliklerin bir kısmını yapmak için şirketiniz tarafından henüz satın alınmamış, ancak yakın gelecekte satın alınması planlanan güncellenmiş bir SDK'ya ihtiyacınız varsa, mevcut sürümde yapılabilecek değişiklikleri yapın ve klasördeki geri kalan değişiklikler için görevi yapın. veya gelecek için görevler içeren bir dosya. Elbette, sorunu mevcut araçlarla çözmenin yollarını aramak sizi bir profesyonel olarak ortaya çıkarır, ancak zamanınız ve çabanız için büyük ve her zaman haklı olmayan bir yatırım gerektirir.

Bir ekip geliştiriciyseniz veya kendi başınıza çalışıyorsanız, GTD ilkelerini nasıl kullanacağınızla ilgili bazı ipuçları.

Projenizi başlangıçta planlayın ve yol boyunca değil, çözülebilir alt görevlere bölün.

Bir projedeki işin belirli aşamalarını vurgulayın ve çalışmanın önemi ve aciliyeti için etiketler koyun.

Her görevi sonraya bırakmadan sonuna kadar takip edin. Sorunu çözmenin sadece uzun yolunu bilseniz bile, çözün. Daha fazla yeniden düzenleme ile, optimal olmayan çözümden kurtulmak mümkün olacaktır.

Gerçekleştirilen ve değiştirilen planları gözden geçirmek için görev listelerini periyodik olarak gözden geçirin.

Her seferinde bir göreve odaklanın - bu size zaman ve emekten tasarruf sağlayacaktır.

Her aşama için zaman ayırın ve buna azami dikkat gösterin: gereksinimleri toplama, geliştirme, birim testi vb.

GTD bir gecede uygulanamaz - önce bazı bireysel unsurlar ortaya çıkar, sonra kurallar oluşturulur, sonunda bir alışkanlık ve somut bir sonuç ortaya çıkar. Ana şey durmamak. Bu arada, GTD'deki bazı becerilerinizi birlikte çalıştığınız takıma aktarabilmeniz iyi olur - bu, şirket içindeki işleri önemli ölçüde optimize edebilir.

sayılarda güvenlik var

GTD, bir kural olarak, bireysel bir kişiyi hedef almasına rağmen, aynı zamanda projenin vizyonunu, hedeflerini, projeleri belirleyebilmenin ve sorumluluk alanlarını atayabilmenin önemli olduğu bir ekip için de geçerlidir. Dahası, birçok kuruluş zaten var ve belki de GTD mantığına en yakın olan varlığı - Gantt şemasını başarıyla kullanıyor. Gantt şeması, projenin kaynaklara, görevlere ve alt görevlere olan ihtiyacını, her bir görevi tamamlamak için yaklaşık zamanı, görevdeki işin başlangıç \u200b\u200bve bitiş tarihlerini, yalnızca bir önceki aşamanın bitiminden ve gerekli kaynakların serbest bırakılmasından sonra başlayabilen proje aşamalarını çok doğru bir şekilde yansıtır.

Bununla birlikte, çoğu zaman, kaynakların ve istihdamın tüm çalışmaları boşunadır. GTD'yi yazılım geliştirmeye bağlayan, teknik projelere liderlik eden ve konuyu CEO'nun kendisinden çok daha kötü anlayan bir danışmanlık firması olan David Allen'ın CTO'su ve GTD uzmanı Robert Peak, Gantt şeması hakkında şunları yazdı:

“Karmaşık Gantt çizelgelerine giren çok fazla zaman, enerji ve paranın bir yöneticinin parmaklarının ilk tıklamasıyla yok edildiğini gördüm. ABC öncelik kodlarına ve programcıların yazılım geliştirmenin arkasında durması için sıkı dizginlere güvenen herhangi bir şirket, acı bir hayal kırıklığı yaşıyor. "

Ayrıca konseptin özünü de ortaya koyuyor. Gerçek şu ki, başarısızlık noktasına geri dönme yeteneği kadar planlamayı hedeflemiyor. Daha detaylı anlatalım. Herhangi bir kişinin ve herhangi bir takımın hayatında, hedeflerinden saptıkları ve tüm aktivitelerin kaosa sürüklendiği anlar vardır. Bu, hem dış nedenlerle hem de bireysel iç etkilerle ilişkili nedenlerle gerçekleşebilir: proje geliştirme sürecinde geçici bir değişiklik, yeni bir vizyona sahip yeni bir yatırımcının ortaya çıkması, çok acil işlere ara verme (örneğin, bir sergiye hazırlık). Ekipte GTD'nin görevi, çalışma planından uzaklaşmamız ve eskisi gibi çalışmaya devam etmemiz gereken noktaya kolayca geri dönmektir.

“GTD'nin zihin süpürme kısmı yeterince basittir, David (Allen) bunu genellikle 'zihinsel RAM' için bir tür bellek dökümü olarak adlandırır. Sanki dikkatinizi neyin tuttuğunu görmek için beyninizi periyodik olarak kontrol ediyor, çekiyor ve ona bakıyormuşsunuz gibi. Sanki bu fırsat listelerini (projeler ve sonraki adımlar), yaptığınız her şeyi doğru yaptığınızdan ve iki dakika kuralıyla bağlantılı olarak (bir şeyi daha az sürede yapabiliyorsanız) bir güvenlik ağı sağlayan bir araya getiriyorsunuz. 2 dakikadan fazla bir süre sonra yapın - yaklaşık şerit) ve bir sonraki eylemi hedefleyen düşünme, size çalışma durumunuzun statik bir dökümünü verir ve böylelikle kesintiye uğradığınız ana kolayca geri dönebilirsiniz. "

Geliştirme ekibinde, GTD ekibinin unsurları olarak hareket eden dört ana aktivite vardır.

Regresyon testi - kaynak kodun halihazırda düzeltilmiş bölümleri ve değiştirilen kodla ilişkili işlevselliğin işlevselliği test edilir. Aşırı programlamanın bir parçası olarak, GTD'yi tekrarlanabilirlik, revizyon ve belirsizlik açısından gösterir.

Belgelerle çalışmak - belgeleri oluşturmak ve test etmek, yalnızca önemli bilgi ve görevleri kağıda aktarmanıza olanak tanır. Ne kullanıcıların, ne test uzmanlarının ne de geliştiricilerin bunları akılda tutması gerekmez - gerekirse, belgelere başvurabilir ve belirsiz bir noktayı netleştirebilir veya programın işleyişi ile ilgili bir soruya yanıt bulabilirsiniz.

Kod yeniden düzenleme, işlevselliği değiştirmeden kodu geliştirme sürecidir. Ekstrem programlamanın taraftarları, program performansını, kodun anlaşılmasını ve okunabilirliğini geliştirmek için periyodik yeniden düzenlemeler gerçekleştirir. Yeniden düzenlemeden kaçınan şirketler ve ekipler var. Çoğu durumda, bunun nedeni koddaki değişikliklerin sistemde bir çökmeye yol açacağı endişesidir. Kural olarak, bu yaklaşım programın durgunluğuna ve eskimesine yol açar.

Beyin fırtınası. Herhangi bir takımda şu ya da bu şekilde gerçekleşen bir süreç. Bu sadece bir bilgi ve fikir koleksiyonudur. Zihin haritaları, beyin fırtınası seansı sırasında ve sonrasında da oluşturulabilir.

Çoğu durumda, iş yerindeki bir programcı kod yazmaktan çok daha fazla görev gerçekleştirir. Dahası, sahip olduğu deneyim ve nitelik arttıkça, ona daha çeşitli görevler verilir. Bir noktada, görevler ve yükümlülükler çalışana ağırlık vermeye başladığında ve üretkenliğini önemli ölçüde düşürdüğünde bir kriz ortaya çıkar. Açıkçası, bu, yönlendirici yöntemler ve baskıcı önlemlerle değil, işe yaklaşımda evrimsel bir değişimi hedefleyen GTD'nin yardımıyla mücadele edilebilir ve yapılmalıdır. Bu yöntemi deneyenlerin çok sayıda incelemesi, başlangıçtaki önemli zorluklardan ve sürecin sonunda daha az önemli başarılardan bahsetmiyor. Sonuçta, 21 günde bir alışkanlığın oluşacağı söyleniyor. Neden denemiyorsun?

Not: Konferans sırasında GTD yönteminin yazarının David Allen'ın çevrimiçi konuşmasını dinlemek ve ona ücretsiz olarak sorular sormak mümkün olacak. 17 Kasım (Salı), 19:15 UTC. GTD'nin aşırı bilgi yüklemesi ile mücadele yaklaşımından bahsedecek ve insan üretkenliğine ilişkin en son araştırma bulgularını paylaşacak.

Life Architect tarafından sunulan en son Verimlilik Taraması'na göre, GTD metodolojisinin kullanılması kişisel üretkenliği ve verimliliği en az% 20 artırabilir.

GTD®, çok çeşitli endüstrilerde hem kişisel kullanım hem de kuruluşlar için değerini kanıtlamıştır. Fortune listesinin İLK-50'sinde yer alan şirketlerin hem üst yönetimi hem de yeni çalışanları tarafından başarıyla kullanılmaktadır.

GTD ile üretkenliğe ve gönül rahatlığına giden yol

Materyal küçük kısaltmalarla yayınlanmaktadır.

İşleri Halletmek veyaGTD - kelimenin tam anlamıyla "işleri halletmek" olarak çevrilmiştir. Aşağıdaki materyalde, kolaylık sağlamak için, esas olarak bu sistemle ilgili Rusça materyallerde sıklıkla kullanılan Amerikan kısaltması GTD'yi kullanacağız. - yakl. ed.

İşleri Halletmek, dünyayı kasıp kavuran bir zaman yönetimi tekniğidir ve ilk olarak 2001'de tanıtılmıştır. Verimlilik tekniklerinde yıllarca süren araştırma ve uygulamadan sonra David Allen tarafından yaratıldı. GTD, bu güne kadar tüm dünyada popüler olmaya devam ediyor. GTD'de yeniyseniz, bu kılavuz size temel ilkeleri tanıtacaktır.

GTD nedir?

İşleri halletmek (kısaca GTD), işleri halletmenin bir yolundan çok daha fazlasıdır. Bu, görevleri organize etmenin ve izlemenin temelidir, böylece sonuçları elde etmek için tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bildiğiniz şekilde bunları düzenleyebilirsiniz.

GTD sizi görevlere hem bağlam hem de yapı eklemeye zorlar, böylece görevler üzerinde çalışmak için alan yaratır.

"Zihniniz fikirleri sürekli olarak akılda tutmak için değil, düşünmek üzere tasarlandı." - David Allen

GTD'nin temel kavramı, beyninizin yeni fikirler üretmede harika olması, ancak bunları hafızada tutmakta zorlanmasıdır. Örneğin, gelecek hafta annenizin doğum günü için bir hediye almanız gerektiğini hatırlıyor, ancak en sevdiğiniz mağazanın önünden geçerken bunu hatırlatmak yerine, sadece bir şeyler almanız gerektiği hissini veriyor ... birisi ...

Doğru kullanıldığında GTD, belirsiz fikirlerinizi, kaprislerinizi, ilhamlarınızı ve gece düşüncelerinizi düzenlemenize ve bunları eyleme dönüştürmenize yardımcı olan güçlü bir sistemdir. Buradaki fikir, sisteminize güvendiğinizde, beyninizin her şeyi takip etmeye çalışmayı bırakacağı, böylece stresi azaltacağı ve daha üretken şeyler için kaynakları serbest bırakacağıdır. Harika geliyor, değil mi?

GTD nasıl çalışır?

GTD, aklınıza gelenleri düzenlemek için kullandığınız bir dizi listeye dayanır. GTD'yi uygulamak için, girdi "şeyler" i 5 adımda yakalamanız ve işlemeniz gerekir.

tespit: Dikkatinizi çeken şeyleri toplayın. Gözlerinizin önüne gelen ve eylem gerektiren harflerden ruhunuzda size gelen parlak fikirlere kadar önemli görünen her şey. Bir dizüstü bilgisayar, bir akıllı telefon uygulaması veya hatta özel bir kişisel e-posta kullanabilirsiniz. Beğendiğiniz şeyleri, çalışmayı hatırlamanız gerekenleri yazın. Gelen kutunuzu düzenli olarak kontrol ettiğinizden emin olun.

açıklama: Girdiyi değerini ayarlayarak işleyin. Bunun yapacak bir şey olup olmadığını kendinize sorun. Bu, düzenli olarak yapmanız gereken çok hızlı bir adımdır. Aşağıda, basit bir karar ağacı kullanarak gelen mesajların nasıl hızlı bir şekilde işleneceğini göstereceğim.

Sıralama: girişi uygun alana yerleştirin. Referans olarak işaretleyin, takviminize, görev yönetimi uygulamasına ekleyin veya basitçe çöp kutusuna taşıyın. Ayrıca buraya "bağlam" da ekleyebilirsiniz. Bunun hakkında daha sonra konuşacağım, ancak kısaca bağlamlar, görevleri kişiye, yere veya bir şeyler yapmanız gereken şeye göre etiketlemenin bir yoludur. "Ofis" veya "ev" genel konum bağlamlarıdır. "Telefon" veya "E-posta" yaygın bağlamlardır.

yansıma: Gelen verileri değerlendirelim. Listelerinizi - her birini - gözden geçirin ve gerekirse ayarlamalar yapın. Listelerinizi ve zihninizi temizlemek için haftalık bir inceleme yapın. Düzenli olarak düşünmemek, işlerin biriktiği ve tüm sistemin çöktüğü anlamına gelir.

etkileşim: Sadece yap. Sisteminizi iyi bir şekilde kurduysanız, bu adım en kolayıdır! İlk 4 adımı düzenli olarak takip ederseniz, hedeflerinize doğru kalıcı ilerleme kaydetmek için listenizdeki şeylerin yapmanız gerekenler olduğundan% 100 eminiz.

Aşağıdakiler listelerinizdir: " Gelen kutusu», « Devamındaki hareketler», « Bekliyor», « Projeler"Ve" Bir gün". Bu listeler GTD sisteminin temelini oluşturur. İlgilenmeniz gereken her şey Gelen Kutusu listesine gider, ardından adımları kullanarak diğer listelere geçer. açıklama ve düzene... Bu listeleri nasıl işlediğiniz ve sıraladığınız, hangi şeylere göre hareket edip hangilerine uymadığınızı belirler.

Sabitleme - her şeyi kaydedin

Gelen kutusu - yakaladığınız her şeyin toplandığı yer. Bu beyninizin posta kutusudur - e-postalar, telefon görüşmeleri, işe seyahatinizde bulduğunuz fikirler, haftasonu birinden oturmasını istemek ... hepsi bu. Bazı insanlar kayıt için bir dizüstü bilgisayar kullanır, diğerleri uygulamalar veya bir kayıt cihazı kullanır. Ne kullandığınız veya kaç tanesine sahip olduğunuz önemli değildir (birden fazla gelen kutusu listeniz olabilir). Önemli olan tek şey, nerede olursanız olun fikirleri yakalayabileceğiniz bir yerinizin olmasıdır.

GTD'yi ilk kullanmaya başladığınızda, zihninizdeki veya yaşam boyunca dağılmış olan her şeyi kaydetmelisiniz. İhtiyacınız olan veya yapmak istediğiniz her şeyi, son birkaç gün veya haftadır aklınızda olan her şeyi yazın. GTD dilinde bunlara " açık menteşeler». Açık menteşeler - bunlar zihninizin arkasında oturan şeylerdir, sabah dörtte uyuyamadığınızda hatırladığınız şeyler, sizi sürekli rahatsız eden her şey. Bu, bu döngüleri kapatma ve kafanızda yer kaplamalarını bırakma fırsatınızdır. Her şeyi gelen kutunuza ekleyin.

Hassaslaştırma ve Sipariş - Gelen Kutunuzu İşleyin

Bu, tüm sistemin işleyişinin anahtarıdır. Tüm düşüncelerinizi bir kez yakaladıktan sonra, onları işlemek bir sonraki adımınız olacaktır. Bu, yakaladığınız her şeyi çalıştığınız, ardından iyileştirip düzenlediğiniz yerdir. İlk beyin fırtınası seansından sonra listeye eklediğiniz her şeyi gözden geçirmek biraz zaman alabilir, ancak işiniz bittiğinde çok daha kolay olacaktır. Üzerinde ne kadar sık \u200b\u200bçalışırsanız, o kadar az çaba harcar.

Öyleyse gerçekte nasıl başa çıkıyorsunuz gelen? İşte size yardımcı olacak yararlı bir karar ağacı:

Yeni şey. Davranmak? Hayır -\u003e "bir gün" sepete / listeye ekle. Evet -\u003e sonraki öğe. Bir adım? Hayır-\u003e Projeye. Evet-\u003e sonraki nokta. İki dakikadan fazla mı? Hayır-\u003e yap! Evet-\u003e sonraki nokta. Benim için? Hayır-\u003e bir sonraki noktaya kadar bekleyin ... Evet-\u003e. Belirli bir tarihe kadar? Hayır-\u003e aşağıdaki eylemlere ekle Evet-\u003e Takvime

Göründüğünden çok daha kolay, söz veriyorum!

Gelen kutunuzdaki yeni bir öğeyi kendinize bununla ilgili bir dizi soru sorarak yönetirsiniz:

Bu eylem mi?

Bir adım?

2 dakikadan fazla sürecek mi?

Bunu yapmalı mıyım yoksa başkasına devredebilir miyim?

Bunu belirli bir tarih veya saatte yapmam gerekiyor mu?

Bu kadar. Cevabınız, öğenizin hangi listeye eklendiğini belirler. Listeye eklenmediyse hemen yapın, erteleyin veya silin.

Bu eylem mi?

Bu, girişi listeden kaldırmak için bir şey yapmanız gerekip gerekmediği anlamına gelir. Değilse, üç yerden birine taşımalısınız: sepet, bağlantılar veya "bir gün" listesi. İlgilenmeniz gerekmeyen öğeler çöp kutusuna gider.

Yararlı veya bilgilendirici olan ancak herhangi bir işlem gerektirmeyen şeyler (saklamak isteyeceğiniz bir tarif veya bir gün ihtiyaç duyabileceğiniz bilgilendirici bir makale gibi) uygun yere bağlantı olarak gönderilmelidir.

Son olarak, bir şey bir gün eylem gerektirebilirse, ancak şimdi değilse, "bir gün" ifadesine eklenir. Bunlar hatırlamak isteyeceğiniz şeylerdir, ancak bir sonraki yapılacaklar listenizi bunlarla karıştırmamalıdır. "Japonca Öğren" veya "bir kitap yaz" gibi şeyler burada bulunabilir.

Birden fazla adımda mı yapılır?

GTD'de " proje"Birden fazla eylemi gerektiren herhangi bir şey. Listeniz ne zaman Gelen kutusu"Çeşitli ilgili görevleri içerir, ayrı bir proje onları yönetmek için. Proje adını projeler listenize bir öğe olarak ekleyin ve bu listeden bir sonraki eylem listenize eklemek için bir eylem öğesi seçin.

Tamamlanması ne kadar sürer?

Bir şey 2 dakika veya daha kısa sürede yapılabiliyorsa, hemen yapmalısınız. Buradaki fikir, eğer daha az zaman alırsa, bunu kendiniz yapmanın yetki vermek veya ertelemekten daha kolay olmasıdır. Bir meslektaşınıza yararlı bir e-posta göndermek veya annenize eğlenceli bir kedi mesajı göndermek sorun değil.

2 dakikadan fazla sürerse, bunu kendiniz yapıp yapamayacağınızı veya başka birine aktarmanız gerekip gerekmediğini öğrenmelisiniz.

Bunu başkası yapabilir mi?

Bir şeyi başka birine kolayca devredebiliyorsanız, bunu yapın. Bunu daha sonra yapmak için bir hatırlatıcı oluşturmak isterseniz, bekleme listesine bir öğe eklemelisiniz…. Bekleme listenize ekleyebileceğiniz şeyler, herhangi bir nedenle engellenen şeyleri içerir - devam etmeden önce gönderdiğiniz e-postaya bir yanıt almanız gerekir veya teslimatı bekliyorsunuz. Zamanı takip edebilmeniz için, öğenin bu listeye eklendiği tarihi daima işaretleyin.

Bir şeye yetki veremiyorsanız, bunu takviminize veya sonraki eylemler listenize eklemeniz gerekir, tercihen bir bağlam etiketi ile.

Bunu belirli bir tarih veya saatte yapmam gerekiyor mu?

Bir şeyin belirli bir tarihi veya saati varsa, onu takviminize eklemelisiniz. Bu, diş hekimliği randevuları, randevular ve uçuşlar gibi şeyleri içerir. Belirli bir günde bitirmek istediğiniz hiçbir şeyi, sadece yapılması gerekenleri dahil etmeyin. Sonuç olarak, takviminizde dağınıklık olmayacak ve bu da onu daha kullanışlı hale getirecektir.

Bir şey işlem yapmanızı gerektiriyorsa ancak belirli bir tarihi yoksa, onu bir sonraki işlem listenize eklemelisiniz. Mümkün olan en kısa sürede alınması gereken eylemleri içerir. Bu listedeki her şey fiziksel, görünür bir eylem olmalıdır - "parti planlamak" yerine "John'a parti için bir yer siparişi veren e-posta gönder". Bu GTD'deki en önemli kuraldır..

Bir şeyi fiziksel, görünür bir eylem olarak etiketlemek, bir göreve başlamanızın önündeki engeli azaltır. Zihinsel çaba açısından, "Jennifer'ı Perşembe gecesi için bir çocuk bakıcısı ayarlaması için aramak", teknik olarak aynı olmasına rağmen, "çocuk bakıcısı ziyareti düzenlemekten" çok daha kolaydır.

İdeal olarak, sonraki eylem listenizdeki öğelere bir bağlam etiketi eklemelisiniz. Bağlam etiketi size nerede olmanız gerektiğini, hangi araçlara ihtiyacınız olduğunu ve / veya işi bitirmek için kime ihtiyacınız olduğunu söyler. Bağlam etiketi örnekleri "alışveriş", "işte", "çocuklarla", "telefon" veya "bilgisayar" dır. Kullanabileceğiniz diğer bağlamlar, sahip olduğunuz zamanı, ne kadar enerjiniz olduğunu veya önceliğinizi içerir.

Bağlama göre sıralanmış sonraki eylemler listenizi görüntüleyebiliyorsanız, "işte" veya "mağazada" yapılacak şeylerin listesini kolayca kontrol edebilirsiniz.

Düşünme - Haftalık Genel Bakış

Listelerinizin her birinde bulunan her şeyi haftalık olarak gözden geçirmeniz zorunludur. David Allen kitabında haftalık incelemenin "kritik bir başarı faktörü" olduğunu söylüyor. Neden? Çok basit: Gelen kutunuzdaki şeylerin birikmesine ne kadar uzun süre izin verirseniz, hepsiyle başa çıkmak o kadar zor olacaktır. Yalnızca 15 gelen iletiyi işlemek, 50 veya 500 iletiyi işlemekten çok daha kolaydır!

Listelerinizle düzenli olarak çalışmak, sistemi yukarı veya aşağı tutan şeydir. Yapmazsan, her şey sızmaya başlar. Bir sonraki işlem listesine bir şey eklemeyi veya artık listede olmaması gereken şeyleri silmeyi unutuyorsunuz.

Her seferinde kontrol etmeniz gereken birkaç şey şunlardır:

Her proje aşağıdaki eylemi gerçekleştirmelidir.

Bir sonraki eylem listenizdeki her şey, önümüzdeki hafta yapmak istediğiniz bir şey olmalıdır. Değilse, bazen listenize taşıyın veya tamamen silin!

Listenizdeki bir şeyin bir gün sonraki eylemler listenize geçmesi mümkündür. Yaşasın!

Bonus puanlar. Göz atarken, gelen kutunuza eklemeyi unutmuş olabileceğiniz açık döngüleri hatırlamanıza yardımcı olması için "tetikleme listeleri" ni de kullanabilirsiniz. Tetik listesi, sizi bir şeyleri hatırlamanız için tetikleyen kelimelerin bir listesidir. İş için şöyle bir liste oluşturabilirsiniz: "patron, iş arkadaşı, eksik projeler, cevabımı bekleyen insanlar ...", ev için: "ev ödevi, evcil hayvanlar, çocuklar, partner ..", çalıştığınız konular için veya hobi.

Hedeflerinize ulaşma zamanı!

Uf! Sisteminiz iyi durumda, gelen kutunuz daha rahat hale geliyor ve profesyoneller gibi listenizdeki işleri yapmaya başlıyorsunuz. Müthiş!

Planların uygulanmasında size% 100 güven veren bir sistem oluşturmanın verdiği iç huzuru hissedin.

David Allen'ın GTD sistemi, kişisel üretkenlik tekniklerini seven birçok kişiye aşinadır. Ben kendim hayatımda uygulamaya başladım ve şimdiden olumlu sonuçlar alıyorum, bu yüzden bugün bu konuya odaklanacağım. Makale, uygulamada kullanımı hem günlük yaşamda hem de mesleki faaliyet alanında herhangi bir işte kesinlikle kişisel verimliliği artırabilecek olan GTD'nin ana noktaları hakkında konuşacak.

GTD sistemi: vakaları tamamlama

David Allen'ın Başlarken adlı kitabı veya kısaca GTD, Rusçaya "İşleri Halletmek" olarak çevrildi. Verimliliği artırmanın bu yönteminin tüm noktası budur: uygulaması, tüm görevlerin vizyonunun iş süreçlerini bir bütün olarak etkin bir şekilde düzenlemenize ve bunlar üzerinde kontrol oluşturmanıza olanak tanır.

Ne için? Bilinç kaynaklarını ortak hedefleri, görevleri ve terimleri ezberlemekten kurtarmak, mevcut göreve tamamen konsantre olmanızı ve bunu mümkün olduğunca verimli bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlar;
Nasıl? Sadece pratikte temel ilkeleri kullanarak, bunları biraz aşağıda açıklayacağım ve mevcut amaç ve hedeflerin bir hatırlatıcısını çeşitli harici medyalara (günlükler, düzenleyiciler, mobil cihazlardaki uygulamalar, vb.) Emanet etmek.

GTD Nasıl Çalışır?

GTD sistemi üç mantıksal yapıya dayanmaktadır:

Altı seviyeli iş inceleme modeli;
Bilgi süreci kontrol modeli;
Doğal planlama yöntemi.

Altı Katmanlı Model GTD Performans İncelemesi, küresel bir hedef belirlemeden günlük faaliyetlere kadar mantıksal bir zincir olan ve bu ana hedefle ilgili olarak nerede olduğumuzun net bir resmini veriyor. Böyle bir hiyerarşi piramidini haftalık olarak analiz etmeniz önerilir; bu, öncelik vermenize, mevcut bilgileri etkin bir şekilde kullanmanıza, acil görevleri tanımlamanıza ve bunları bağımsız olarak veya başkalarına devrederek gerçekleştirmenize olanak tanır. Bu sürece uygun yapılacaklar listelerinin oluşturulması yardımcı olur.

Ana (büyük ölçekli, yaşam) amaç;
Önümüzdeki birkaç yıl için bakış açısı (çoğunlukla 3 ila 5 yıl);
Önümüzdeki yıllar için planlar;
Görev aralığı;
Projeler (planlanan ve devam eden);
Belirli günlük aktiviteler.

GTD Bilgi Süreçleri Yönetim Modeliyani operasyonel bilgileri düzeltmek ve yönetmek için tüm eylemler.

Tespit, gelen bilgilerin toplanması;
Önemi, alaka düzeyi ve uygulanabilirliği bağlamında alınan bilgilerin işlenmesi;
Projelerde, görevlerde iş süreçlerinin organizasyonu;
Planlanan üzerinde sabitleme ve kontrol;
Belirli eylemler.

Doğal GTD planlama yöntemidışarıdan bir hatırlatma sistemi kullanarak planları verimli ve hızlı bir şekilde uygulamanıza olanak tanır. Bu model, gereksiz bilgileri kafanızdan atmanıza ve gerekli eylemlere odaklanmanıza olanak tanır ve düzenleyici rolü elektronik takvimlere, geleneksel günlüklere ve yapılacaklar listelerine devredilir. Tecrübelerimin bakış açısından, geriye kalan her şeyin planlanan şeyi gerçekleştirmek olduğunu söyleyebilirim, bu da günlük üretkenliğinize gerçek bir bakışla ve çok fazla görev planlamayı reddetmenizle ve öngörülemeyen durumlar için planlanan zamanı ayırmanızla kolaylaştırılır! Sabahları ve akşamları birkaç dakika, gerçekten üretken bir yaşam düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Tanım ve ;
Elde edilen ve planlanan sonuçların belirlenmesi;
Beyin fırtınası;
Planlanan eylemlerin organizasyonu;
Mevcut hedefler ve planlar bağlamında sonraki adımların, eylemlerin belirlenmesi.

David Allen'ın GTD Sistemi: Temel İlkeler

1. Bilgi toplama zamanımızda, teknolojiler ve araçlar çoğunlukla elektronik ortamda (e-posta kutuları, mobil araçlar, dizüstü bilgisayarlar, bilgisayarlar) üretiliyor, ancak bazıları sıradan kağıt günlükler ve düzenleyiciler kullanıyor;
2. Veri işleme David Allen'ın sisteminde belirli bir model izlenir. Soru sorulur: bununla ilgili ne yapılabilir? Cevap "hiçbir şey" ise, bilgi silinir veya daha iyi zamanlara kadar arşive gönderilir. Onları bir "bir gün yap" listesine veya benzer bir şeye koyabilirsiniz. Sorunun cevabı " yapılabilir / yapılmalı", Sonra başka bir soru sorulur: ne kadar sürer?Birkaç dakika - hemen yaparız, daha fazlaysa, önem ve aciliyete öncelik vererek plan yaparız. Bu küresel bir konuysa, o zaman bunu belirli bir konudaki çok seviyeli görevlerin tanımına atıfta bulunuruz;
3. İşlerin organizasyonu gtd sisteminde listeler aracılığıyla yapılır. Birincisi yapılacaklar listeleri bunların uygulanması için öncelikler ve son tarihler belirleyerek. İkincisi, bu proje listeleri basit bir sorudan sonra mümkün olan belirli adımlara ayrıştırıldı: bunun için ne yapmalıyım? Misal: 1410'daki Grunwald Savaşı'na dayanan tarihi bir kitap yazma görevi var. Soru sorulur, ne yapmalı yazmak için? Olası cevaplar: Konuyla ilgili tarihsel materyal toplamak, çizim yapmak, bölüm planı oluşturmak, taslak yazmak, metni düzeltmek, imla ve noktalama işaretlerini kontrol etmek, illüstrasyonlar hazırlamak. Ardından, ilk nokta için benzer bir cevap veriyoruz: ne yapmalıyımbir konu hakkında materyal toplamak için? Olası cevap: Kütüphanede, internet sitelerinde, tarihsel bir konudaki dergi makalelerinde bilgi bulun. Bu soruyu diğer tüm noktalarda da cevaplıyoruz. Adımları bu şekilde planlarken, çok düzeyli planlamada bile, bir şeyi gözden kaçırmak zordur, bu da sorunun çözülebilir hale geldiği anlamına gelir. Üçüncüsü ile dikizlemek... Alaka düzeyi ve önemi için sürekli analiz edilmeleri gerekir. Ertelenen servis talepleri yapılacaklar listelerine taşınabilir veya güncel değillerse silinebilir. Fikirler ve Yapılacaklar Listesi bir gün yapacağım bölümde de periyodik olarak gözden geçirilmesi gerekiyor. Bu durumda soru yardımcı olur: gerçekten ihtiyacım var mı? Bilgi içeren bu tür işleri organize etmede çeşitli planörler çok faydalıdır. Birisi kağıt günlükler kullanıyor ve biri elektronik düzenleyiciler kullanıyor ve klasörler kullanılarak proje belgelerinin doğru şekilde düzenlenmesi büyük önem taşıyor. Yine, bazı insanlar kağıt klasörleri (plastik) tercih ederken, bazıları elektronik ortamda alfabetik veya tarihe göre sıralayarak elektronik klasörleri kullanır. GTD sisteminin yazarı David Allen, dokümantasyonu 43 klasör ilkesine göre düzenlemenizi öğretir, ben onları " 43 yaprak»: Uzun vadeli planlama için her ay için 12 sayfa ve günlük planlama için 31 sayfa kullanılır.Gün geçer geçmez tüm vakalar analiz edilir. Tamamlanmayanlar sonraki günlere taşınır ve bu son güne ait planlama çalışma sayfası silinir. Sonuna boş bir kağıt yerleştirin. Yani her gün 31 çarşafımız var;
4. Tüm bilgilerin tespiti. David Allen, planları ayarlamak için tamamlanan görevleri günlük olarak gözden geçirmenizi önerir. Bu madde olmadan, listelerin derlenmesi ve eylemlerin daha fazla planlanması etkisizdir, çünkü öngörülemeyen koşullar veya sonraya yönelik banal erteleme, planlama sistemini önemli ölçüde bozabilir veya tamamen bozabilir, bu da erteleneceği anlamına gelir;
5. Atanan görevleri tamamlamak için eylemler. Her şey hesaba katıldığında ve hazırlandığında, geriye kalan tek şey harekete geçmektir. Belirli bir görev seçmek ve uygulanması için olası eylemlere bakmak ve sonra sadece harekete geçmek gerekir!

Bir arkadaşım bu sistemi hayatında uyguluyor ve sonuçlarını seviyor. Doğru. kendisi, bazen gün içinde birçok görevin olmasını engellediğini kabul ediyor. Bu tür bir maksimalizm, herhangi bir nedenle ilk planlanan eylemler başarısız olursa, hiçbir şeyin yapılmadığı gerçeğine yol açar. Tavsiye: Planlamada önlemi bilin! Sonra her şey yoluna girecek ve etrafınızdakiler artan kişisel etkinliğinize şaşıracaklar.

Makaleyi sosyal ağlarda yeniden yayınladığım için minnettar olurum!

Bu nedenle GTD yönteminde bilginin toplanması ve not alınması ilk sırada yer almaktadır. Bu nedenle, entelektüel potansiyelinizin olduğu sihirli defterinizi her yerde ve her zaman yanınızda bulundurmalısınız.

2. Atanan vakaların hizalanması

Elimizdeki görevde sorular soruyoruz:

Bu görev ne kadar önemli?
Bu görev ne kadar sürecek?
Zamanında tamamlaman gerekiyor mu yoksa istediğin zaman yapabilir misin?

Ek olarak, GTD yöntemi 2 numaralı maddede belirli bir vakayı tamamlamak için açık adımların tanımını sağlar. Örneğin, listenizde bir not: yeni bir proje için bir iş planı oluşturun. Ardından, bu görevi tamamlamak için onu daha küçük, ilgili alt görevlere bölmelisiniz.

Görev bir iş planı oluşturmaksa, o zaman bu iş genellikle çok iş gerektirir. Listenizdeki bu işarete her baktığınızda, onu tekrar tekrar ertelemek istersiniz. Sorun, beyninizin bu görevi ayrıntılar olmadan algılamasıdır. Bu nedenle, bu görevi daha küçük olanlara bölmeniz gerekir:

Çevrimiçi bir iş planı örneklerini bulun.
İçeriğe bakın, tanışın ve özü anlayın.
Projeniz için benzer bir örnek oluşturun.
Eskizler yapın.
Değiştir, iyileştir vb.

Böylesi neden daha kolay?Çünkü beynimiz büyük görevleri planlamayı ve daha küçük görevlere bölmeyi sever. Üstelik bu her zaman olur. Diyelim ki bir restorana gitmek istiyorsunuz. Beyniniz aşamalar halinde düşünmeye (planlamaya) başlar:

Ne tür bir mutfak istersiniz;
Hangi tanıdıklar aranacak;
Gitmek için en iyi zaman hangisidir;
Hava nasıl olacak ve ne giymek daha iyi ...

Böylece beyin bu görevi alt görevlere ayırır ve fazla çalışma olmadan her şeyi aşamalı olarak çözer. Ve daha zor ve daha az hoş şeylerde beyninizin yardımınıza ihtiyacı var.

3. Vakaların düzenlenmesi

GTD yönteminin üçüncü noktası, vakaları organize etmektir:

Önemle;
Aciliyet;
Ve atılan adımların sayısına göre.

Bunu yapmak için, birkaç kategori ve alt kategori oluşturmanız ve ardından vakaları bunlara göre dağıtmanız gerekir.

Örnek 1. Bir ay içinde eski bir iş arkadaşınızla bir toplantınız var. Onunla tanışmak istiyorsunuz, ancak bu süre zarfında neler olabileceğini, nerede olacağınızı vb. Bilmiyorsunuz. Bu görev güvenli bir şekilde №1 alt kategoriye eklenebilir. Google takvimde bir hafta için bir hatırlatıcı ayarlayın ve ardından bu sorunu çözün.

Örnek 2.Bir arzunuz var - öğrenmek için Özünde bu içindir Ve zaman olduğunda yapılabilir. Bu görev 2. alt kategoriye eklenebilir, yani yapılması arzu edilir.

- İkinci kategori önemli konulardır. Bu vaka için harcanacak yaklaşık zamanı tahmin ediyoruz. 3 dakikadan az sürerse (kısa bir makale okuyun, bir e-postayı yanıtlayın ...), bir yere yazmaya başlamadan önce hemen yapılmalıdır.

Bundan sonra kategori 2'yi alt kategorilere bölün. Örneğin, 1 bir proje, 2 kişisel; 3 - iş ... Girişimlerinizi kategorilere ayırın ve belirli bir zamanda çözülmesi gereken sorular varsa, yanında bu zamanı belirtin.

4. Görüntüle ve güncelle

GTD sisteminde 4. madde de çok önemlidir. Listenizi haftada 1-2 kez gözden geçirin. Bu, yeni bir tane eklemek, yapılanları silmek veya alaka düzeyini kaybetmiş vakaları silmek için yapılır.

GTD sistemini kullanan birçok kişi bu noktayı görmezden geliyor. Ve bu en önemli aşamalardan biridir. Çünkü üretkenliğin temeli doğruluk ve farkındalıktır. Listeniz berbatsa, ona geri dönme arzunuz olmayacak ve çabanızdan vazgeçeceksiniz.

5. Yap

İşinizi aciliyet, önem, ruh halinize ve motivasyonunuza göre yapın. GTD'yi hayatınıza uygulamak pratik ve disiplin gerektirir.

Buna değecek, çünkü GTD araç setini kullanarak hızınızı koruyacak, gelişecek ve tatmin olmuş hissedeceksiniz!

Anahtar düşünceler

GTD, kendisi için uzun bir ayarlama gerektiren bir komplekstir.
Yine de, birçok kişi sistemi yararlı buluyor, birçoğu da kendi gözden geçirilmiş versiyonunu sunuyor.
David Allen, iş ve yaşamı uyumlu hale getirmeye odaklanan yeni bir kitapta sistem kavramını genişletmeyi vaat ediyor.

GTD'nin perde arkası: neden binlerce sistem hayranı daha fazlasını arıyor?

Kitap devi Amazon.com'da, aynı kitap üretkenlik (170.000'den fazla başlık ile) ve zaman yönetimi (70.000'den fazla başlık) açısından birinci sırada yer alıyor. Kitabın adı İşleri Halletmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı. Kaliforniyalı bir yönetim danışmanı olarak poz veren ezik TM süper adamı David Allen tarafından yazılmıştır. İlk olarak 2001 yılında yayınlanan Allen'ın 350 sayfalık kılavuzu, sonsuz sayıda inceleme üretiyor, 7 yıldır uluslararası en çok satanlar arasında yer alıyor ve hala Wall Street Journal'ın Bugünün En İyi 20 İş Kitabı'nda yer alıyor.
Getting Things Done (veya GTD - İngilizce adının kısaltması) sadece iş düşünme teorisi üzerine bir kitap değildir. Allen'ın zaman yönetimi sistemi, BT çalışanlarının dikkatini çeken ve Allen'ın tavsiyesini tüm yaşam sürecine uygulayarak kendi çevresinde tam bir takipçi kültü yaratan bilgi çağının gereksinimlerine uyarlandı.

GTE'nin temel prensibi tüm yükümlülüklerin, bilgi parçalarının, önemli konuların kafanızdan güvendiğiniz sisteme aktarılmasıdır. Sonuç olarak, Allen'ın vaat ettiği gibi, streste neredeyse anında bir azalma ve dolayısıyla üretkenlikte bir artış elde edersiniz. Neden bu kadar basit bir sistem bu kadar çok gürültü yaptı? Bir hayran kalabalığına göre, Allen fakirlere talimatlar verdi, e-postalarla dolu, aşırı bilgi yüklemesiyle mücadele ediyor, sürekli büyüyen son tarihler ve yükümlülükler listesini takip etmeye çalışırken stres yaşıyordu.

Sistemin hayranları, hesaba katılması gereken bir güçtür. Google, GTD talebi üzerine altı milyondan fazla eşleşme döndürdü, sistem kişisel üretkenlik konusunda birçok popüler bloga ilham verdi, tüm bir tercüman, guru ve bu konuda uzmanlaşmaya istekli olanlardan oluşan bir endüstri yarattı. Harry Wolf of Wired'ın dediği gibi, "Allen, bilgi çağında kendi kendine yardım geleneğini canlandırdı." Bununla birlikte, bazı blog yazarları GTD mektubunu takip etmekte gayretli olsalar da, diğerleri GTD sistemini kişisel ihtiyaçlarına göre nasıl değiştirecekleri konusunda aktif çevrimiçi tartışmalara katılıyor.

Bu, GTE'nin kullanıcılarını kaybettiğinin bir işareti mi yoksa insanların sistemi kötüye kullanmaya çalıştığı sorun mu? Allen, "Herkese uyan, hazır bir tarif veremezsiniz," diyor. "İnsanlar, durumlarına uyacak şekilde kendi sistemlerini tasarlamalıdır." Allen, GTD'nin kafalarını aşırı bilgiden kurtarmaları gerektiğinin farkında olmayan çoğu meşgul insanın sorununu çözdüğüne inanıyor.

GTD: aşağıdan yukarıya devrim

Vizyon, görevler ve hedeflere odaklanan Stephen Covey, Tom Peters ve Harry Hamel gibi pazarlama süper gurularından tamamen etkilenen küresel bir kurumsal kültürün aksine, Allen'ın aşağıdan yukarıya sistemi stresi azaltmayı ve üretkenliği artırmayı vaat ediyor. Beynimizin bulmaya çalıştığı her bilgi parçası stresi körüklüyor. GTD, bu tür her parçacığın, her sözün, hemen hemen her düşüncenin toplanmasını ve işlenmesini içerir, bilgileri "kart indeksinde" saklar ve daha sonra bunları bir dizi düzenli inceleme vakası aracılığıyla almanıza olanak tanır.

Allen'ın yöntemine göre bilgilerin işlenmesi, küresel bir misyon ve vizyon geliştirme çabasında felsefi bir kendi kendini incelemeyi gerektirmez. Çeşitli bağlamsal yapılacaklar listeleri, bir GTD iş gününde nasıl gezinileceği konusunda talimatlar sağlar. Kendi kendine yardım hareketindeki diğerleri gibi, Allen da karmaşık teknikleri kurumsal dünya için pratik yönergelere dönüştürerek bir kariyer yaptı. İşçilerin postalarını, gelen kutularını ve masalarını serbest bırakarak zihinlerini boşaltabileceklerini bulmak, kitleler için aydınlatıcı bir şey oldu. Allen'ın pek çok hayranı, boş posta kutuları, temiz masalar ve uğraşmak zorunda oldukları iş yığınlarının kontrolünü ellerinde tutma yeteneği ile şaşkına döndü. Ancak, gelişmeler kısa süre sonra başladı.
GTD savunucuları sistemde kusurlar buldular ve İnternet, iş yerimizi değiştirerek kargaşaya katkıda bulundu. E-postaya ek olarak, artık Facebook, SMS, hızlı kanal ve daha fazla iletişim aracımız var. Küresel hayran topluluğu sistemi yeni zirvelere taşımak için bir dizi adım geliştirdiğinden, kararlar çok uzun sürmedi.

Bu arada Allen, 2001'de açıklanan GTD'nin aynısını dağıtmakla meşguldü. Allen, metodolojideki eksiklikleri açıklayan eleştirilere yanıt olarak, GTD'nin teknik uygulamaya bağlı olmadığını söyledi. “GTD zamansızdır, insanların tüm zamanlarını bilgisayar başında geçirmeleri veya bilgisayarları olmaması önemli değil. Her iki tip insan da 2001'de vardı, her iki tip de hala orada ”dedi. “Hızlı İnternet kanalları, niteliksel değil, yalnızca niceliksel bir özelliktir. GTD, yükümlülüklerinizi yönetmekle ilgilidir.
Allen'ın 2008'in sonlarında yayımlanan Making It All Work adlı yeni kitabı, özyönetimin gerçek temellerine ışık tutmayı vaat ediyor: kontrol ve perspektif. Allen kullanıcılarla yüzleşmeye çok mu geç karar verdi? Öğrenciler gurularını atladılar mı?

GTD Takipçileri ve GTD Geliştirmeleri

GTE takipçileri Marilyn Mann, Gina Trapani ve Leo Babauta, Allen'ın bilgiçlik taslayan sistematizasyonunu daha teknik, daha akıllı ve daha Zen'e dönüştürdü. Böylece internet halkının dikkatini çektiler.

Allen kitapta kağıt, klasör ve dosya dolaplarının kullanılmasını tavsiye ederken, sitelerin çoğu proje yönetim yazılımı, metin dosyaları, e-posta istemcileri (Outlook veya Gmail gibi), PDA'lar, kağıt defterler ve hatta dosya kartlarını kullanarak tartıştı. Marilyn Mann'ın 2004 tarihli komik yazısı "Hipster PDA" (yazar, kağıttan "elde tutulan" bir karton kartı bir ataçla birleştirmeyi önerdi) çılgınca bir tepkiye neden oldu ve "43 Klasör" adlı blogunu bir yıldız yaptı. Halen Technorati'nin En İyi 100 listesinde yer alıyor ve her yıl 8 milyon görüntüleniyor.

Bu arada Mann, GTD'nin ilk uygulayıcılarından biriydi. Örneğin, "43 Klasör" adı, aynı adlı GTD alt sistemine bir övgüdür. Belirli bir günde geri dönmek için malzeme görevlerini kategorilere ayırmak için 12 aylık ve 31 günlük bir klasör kullanır. Bir blog gönderisinde Mann, Allen'ın iş odaklı uygulamalarını "geliştiriciler, programcılar ve diğer meraklılar" için yararlı hale getirmek için iyileştiriyor.

2004'te Mann, meraklıların normal GTD kullanıcılarından tamamen farklı bir iş akışına sahip olduğuna dikkat çekti. Örneğin, dizüstü bilgisayarlarından ve onları çalıştıran teknolojiden neredeyse ayrılamazlar.

2008'de. Bir Amerikan zaman yönetimi yazılımı şirketi olan Priacta, 100'ün üzerinde GTD başlığının bir listesini yayınladı. Birçoğu ücretsizdir, diğerleri 10 ile 350 $ arasındadır.

Massachusetts kişisel üretkenlik danışmanı Matthew Connell, veri toplamayı bitirdikten sonra (GTD'de temel bir süreç), nasıl yapılacağına dair herhangi bir tavsiye olmaksızın korkunç bir yapılacaklar listesi ile yüz yüze kaldığınızı fark eden birçok blog yazarından biridir. ...

Kişisel üretkenlik kitabı Bit Literacy'nin yazarı olan New York merkezli BT girişimcisi Mark Horst, Allen'ın yaklaşımını “akış şemalarıyla birlikte İnternet öncesi çağa bir geri dönüş olarak tanımladıktan sonra zaman yönetimi guruları arasında ateşli bir tartışmaya yol açtı. kart dizinleri ve defterler "

Horst, girişlerin e-postalarla oluşturulduğu ve öncelik listelerinin otomatik olarak oluşturulduğu "daha akıllı yapılacaklar listeleri" kullanarak işleri yönetmeyi önerir.

Buna karşılık Horst, çok satan The 4-Hour Work Week kitabının yazarı Tim Ferris tarafından eleştirildi. Ferris, "Bit Literacy'deki teknoloji ipuçları, daha az uygulamaya ve GTD ilkelerine göre daha kısa bir raf ömrüne sahip" dedi.
Ferris'in kitabı, lüks bir yaşam için daha fazla para kazanmak için gelişmekte olan ülkelerdeki düşük ücretli performans gösterenlere işlerin dış kaynak kullanımını teşvik ediyor. Kitap, zaman yönetimi ve bilgi yönetimi için faydalı ipuçları sağladığını tamamen unutarak, sorgulanabilir etik nedeniyle defalarca eleştirildi.

Bazı uzmanların sistemin yaklaşımlarına katılmamasına rağmen, GTD, önde gelen zaman yönetimi sistemlerinden biri olmaya devam etmektedir. GTD takipçisi ve gazeteci MuhafızBen Hammersley, 2005'te David Allen'ın tavsiyesini denedikten hemen sonra onun takipçisi oldu. Ona göre "İşler nasıl düzene alınır", "yapılacaklar listesi külte yakın olabileceği kadar külte de yakındır." Hammersley, kişisel olarak, sistemde ustalaşmanın zorluğunun, sistemin hayatını nasıl değiştirdiğine kıyasla soluk olduğunu ekledi.